クリニックの運営において、現金管理は欠かせない業務の一つです。
徹底した現金管理ができていないと、クリニックの経営に悪影響を与えかねません。
しかし、どのように現金管理を行えばいいのか、具体的な方法に悩んでいるクリニック経営者も多いでしょう。
そこでこの記事では、クリニックでの現金管理に関する課題とその解決策をわかりやすく解説します。
健全なクリニック経営を目指すために、ぜひ参考にしてください。
この記事の内容
クリニックで現金管理を徹底する必要性
クリニックでの現金管理は、経営の安定と信頼性に直結する重要な業務です。
現金管理が徹底されていないと、さまざまなリスクが生じる可能性があります。
ここでは、クリニックで現金管理を徹底する必要性を4つご紹介します。
- 経営の透明性が向上する
- 法務や税務面で有利になる
- 院内での不正や金銭トラブルの防止につながる
- 会計ミスの削減と業務効率化につながる
経営の透明性が向上する
クリニックでの現金管理を徹底すれば、経営の透明性を確保できます。
適切な現金管理が行われれば、収支が正確に把握でき、経営状態を明確に示せます。
また、経営の透明性が高まると、スタッフや外部関係者からの信頼も得やすくなり、クリニックの運営全体にプラスの影響を与えるでしょう。
法務や税務面で有利になる
クリニックの現金管理を徹底すると、法務や税務面でも有利になるでしょう。
しっかりと管理された帳簿や日計表は、税務申告時に必要なデータとして役立つだけでなく、税務調査が入った場合でもスムーズに対応できるからです。
クリニックの経営者が適切に運営を行っている証拠を示すためにも、日々の徹底した現金管理は大切です。
院内での不正や金銭トラブルの防止につながる
現金管理を徹底すれば、院内での不正行為や金銭トラブルの防止にもつながります。
日々、現金の流れを正確に把握し、定期的に監査を行えば、不正や盗難が発生するリスクを最小限に抑えられるでしょう。
スタッフ間の信頼関係を崩さず、職場の雰囲気を良い状態に保つためにも、現金管理の徹底は重要です。
会計ミスの削減と業務効率化につながる
現金管理が不十分だと、会計ミスが頻発し、その対応に追われることで不要な業務が増えてしまいます。
会計フローをシステム化したり、毎日の入金や出金を正確に記録したりなど現金管理を徹底すれば、ミスを減らしクリニック全体の業務効率が向上するでしょう。
クリニックにおける現金管理の種類
現金管理を徹底するためには、クリニックで必要な現金を種類ごとに分けておくことがおすすめです。
クリニックにおける現金管理の種類は、主に以下の3つがあります。
- 窓口現金
- 小口現金
- 院長用現金
窓口現金
窓口現金とは、診察料や薬代など、患者とのやり取りで扱う現金のことです。
窓口現金の管理をしっかり行わないと、収支のズレが生じるだけでなく、患者に迷惑をかけてしまいます。
そのため、請求額の計算や、釣銭の渡し間違いなど、ミスを起こさないように細心の注意が必要です。
日々の管理はもちろん、手すき時に何度かチェックしておくとミスに気付きやすいでしょう。
小口現金
小口現金とは、クリニックで必要な消耗品や備品などを購入したり、急な支払いに対応したりするための経費用の現金です。
窓口現金と一緒にしてしまうと、管理がややこしくなるため分けておきましょう。
小口現金の管理が不十分だと、不正や盗難が発生するリスクもあるため、徹底した管理が必要です。
院長用現金
院長用現金とは、出張や接待など、院長の個人的な経費に使用するための現金です。
院長用現金は、クリニックによって管理方法はさまざまです。
透明性を確保するためにも、金額と内容が把握できるよう、領収書をしっかりと保管しておいてください。
クリニックの現金管理における主な課題
クリニックにおける現金管理には、いくつかの課題があります。
これらの課題を解決しないと、クリニックの運営に支障をきたす恐れもあるでしょう。
ここでは、クリニックで現金管理を行う上で直面しやすい主な課題を3つご紹介します。
- スタッフの人員不足による負担の増加
- 金銭授受のミスが頻発するリスク
- 管理業務による診療への影響
スタッフの人員不足による負担の増加
手作業による現金の管理は、集計や記帳など、こなすべきタスクが多く、時間がかかってしまいます。
この業務を、受付や限られたスタッフが他の業務と同時にこなすのは大きな負担となるでしょう。
とはいえ、人員を増やすには人件費がかかり、クリニックの運営にとって負担になります。
現金管理におけるクリニック全体の負担を軽減するためには、現金管理の自動化や分担が必要です。
金銭授受のミスが頻発するリスク
現金を手作業で管理すると、金銭授受のミスは避けられません。
特に、混雑時やスタッフが疲弊している時にはミスが起こりやすく、収支にズレが生じるだけでなく、患者にも迷惑をかけてしまいます。
このようなリスクをなくすためにも、現金管理をシステム化し、正確性を高める必要があります。
管理業務による診療への影響
現金管理に時間を取られると、診療に支障をきたすことがあります。
スタッフが現金の集計や帳簿の整理に追われれば、患者への対応がおろそかになり、クリニックの診療サービスの品質が低下しかねません。
現金管理の業務を効率化し、診療に専念できる環境を整えることも必要です。
クリニックでの現金管理の具体的な方法
ここからは、クリニックでの現金管理の具体的な方法を4つご紹介します。
- 1日ごとに銀行へ入金する
- 日計表をつける
- キャッシュレス決済を導入する
- 自動精算機や自動釣銭機を導入する
現金管理を効率的かつ正確に行うために、ぜひ参考にしてください。
1日ごとに銀行へ入金する
クリニックにおける現金管理の基本として、1日ごとに銀行へ入金する習慣をつけることをおすすめします。
現金を長期間クリニック内に保管すると、紛失や盗難のリスクが高まり、管理も煩雑になります。
毎日入金するのが難しい場合もまとめて入金せず、1日ごとに分けて入金すると管理がしやすいです。
入金は院長みずから行うか、信頼できるスタッフに限定して任せるといいでしょう。
日計表をつける
現金の出入りを正確に管理するためには、日計表をつけることが欠かせません。
日計表をつければ、1日の収支を一目で把握でき、収支の誤差やミスを早期に発見できます。
手作業で日計表をつけると、計算ミスや記入漏れなどのリスクがあります。
そこで、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使用すれば、正確かつ迅速に管理できるでしょう。
キャッシュレス決済を導入する
現金でのやり取りに伴うトラブルやミスを減らす方法として、キャッシュレス決済の導入も有効です。
キャッシュレス決済を導入すると、現金の授受を減らすため、そもそも現金を管理する手間がなくなり、セキュリティ面でもリスク軽減が期待できます。
また、決済方法が多様になれば患者にとっても利便性が高まり、満足度の向上にもつながるでしょう。
自動精算機や自動釣銭機を導入する
現金管理の負担を減らす方法として特に有効なのが、自動精算機や自動釣銭機の導入です。
これらの機器を導入すれば、金銭授受の必要がなくなるため、会計業務の正確性が増し、スタッフの業務負担が軽減します。
導入コストはかかりますが、人件費の削減やスタッフの業務効率の向上など、長期的にみればクリニックの運営にメリットをもたらすでしょう。
クリニックでの現金管理に失敗しないためのポイント
クリニックの運営において、現金管理は極めて重要な業務です。
ミスや不正を防ぎ、トラブルのない管理体制を確立するためには、いくつかのポイントをおさえておく必要があります。
ここでは、クリニックでの現金管理に失敗しないための具体的な対策を3つご紹介します。
- ダブルチェックをする
- 定期的な監査を実施する
- セキュリティ対策をする
ダブルチェックをする
現金を正しく管理するためには、ダブルチェックを徹底しましょう。
どんなに有能なスタッフでも、忙しい時間帯や疲れている時などには集中力が低下し、ミスが発生するリスクはあります。
複数のスタッフで確認するのはもちろん、患者に対してもし現金授受の際は一緒に確認してもらい、万全な形で現金を取り扱ってください。
定期的な監査を実施する
定期的な監査を実施すると、現金管理が適切に行われているかを確認でき、不正やトラブルの早期発見につながります。
外部の会計士や経理担当者に監査を依頼し、第三者からの視点でチェックを受けることで、クリニックの経営状況や現金管理の健全性を確保できます。
監査を定期的に実施することで、トラブルを未然に防ぎ、クリニック運営の安心につながるでしょう。
セキュリティ対策をする
クリニック内での現金の保管場所や取り扱いには、万全なセキュリティ対策が必要です。
現金の管理や取り扱いは担当スタッフに限定したり、金庫や防犯カメラなどの防犯設備を設置したりして、盗難や不正を防ぎましょう。
また、金銭のやり取りを自動精算機や自動釣銭機といったシステムを導入することで、ヒューマンエラーのリスクを減らし、より安全性を高められます。
万全なセキュリティ対策は、クリニック全体の安全性と業務効率の向上にもつながるでしょう。
まとめ：現金管理を徹底してクリニックの運営を健全にしよう
クリニックでは、キャッシュレス決済の導入も進んでいますが、まだまだ現金が浸透しています。
クリニックにおける現金管理の徹底は、経営の透明性や信頼性を保つために重要です。
本記事でご紹介した内容を参考に現金管理を徹底し、クリニックの運営を健全で効率的なものにしましょう
