病院での物品管理を効率化！内容や2つのポイントを紹介

スムーズな診察や治療のためにも、病院では適切な物品管理が欠かせません。

在庫の欠品や期限切れ製品の保管は、医療サービスの質低下につながります。

そこでこの記事では、クリニックにおける物品管理について、その内容や管理する方法をご紹介します。物品管理を効率化するポイントについても触れていますので、ぜひ参考にしてください。

病院で行う物品管理とは？

病院の物品管理とは、医療の場で使用する消耗品や医療機器、医薬品などを管理する業務のことです。SPD（Supply Processing and Distrbution）と呼ばれることもあります。

事務用品や消耗品など、医療業務において扱われるすべての物品が対象となります。職種的には医療事務にあたり、点検や軽作業が中心です。

中小規模の病院では医療事務員が物品管理をする場合が多いですが、大規模な医療機関では専任スタッフが対応しているケースもあります。

物品管理は、病院の経営状態やサービスの品質にも影響を与える重要な業務です。

特に医療機器は高価なものも多く、使用年数も長いことから、適切な管理が求められます。

病院での物品管理の内容

一言で在庫管理といっても、その内容は幅広く多岐にわたります。

ここから、病院の物品管理について具体的な業務内容をご紹介します。

• 物品在庫の消費数を確認
• 物品の在庫数を管理
• 物品を発注する
• 請求まわりの管理
• 薬や医療機器の供給

物品在庫の消費数を確認

物品管理のメインとなる業務は、在庫の使用状況の確認です。
消費量を確認していなければ、緊急の際に必要量を用意できず、治療に影響を及ぼす恐れがあります。

また、物品の使用量が適正であるかチェックすることも大切な業務の1つです。

紛失やスタッフの私物化を防ぐためにも、利用シーンや目的を常に細かく記録しておくことが重要になります。

物品の在庫数を管理

物品の在庫管理では、適切な在庫量が確保されているかをチェックします。

薬の使用期限を把握することも、業務の範囲内です。数が足りていても、期限が近づいていれば、実際の治療には使用できません。

医療機器の整備状況なども把握し、メンテナンスの必要性も検討します。

また、どこで誰が物品を使用しているかや、返却期限を守っているかも確認が必要です。

特に医療機器は高額なものが多いため、紛失や盗難を防ぐためにも、シビアな在庫管理が求められます。

物品を発注する

在庫の状況をチェックして、足りない物品を業者に発注します。

病院では日々数多くの物品を使用するため、在庫を切らさないように発注量を調整することが重要です。

最小限しか発注しなかった場合、緊急時に物品が足りなくなる可能性もあるため注意が必要です。

しかし、一気に大量の物品を発注すると、保管スペースや経費を圧迫してしまう問題も発生します。

適切な量の在庫が確保できているか、物品の数は常に明確にしておくことが重要です。

請求まわりの管理

病院の物品のなかには、保険請求が可能なものもあります。

例えば、厚生労働省が定めている「特定保険医療材料」を使用した際には、別途書類の記入が必要となります。

このような物品に関する書類作成に、ミスや記入漏れがないかもチェックすることも大切な業務の1つです。

また、低コストで代替できる物品があれば購入先を変更するといった、コストを適正化させることも業務の一環となります。

薬や医療機器の供給

院内で注射器や薬などの依頼があれば、必要な物品を依頼先へ届けます。

医療機関では緊急を要するケースも多々あるため、迅速に物品を提供することが求められます。

すぐに必要なアイテムを供給できるように、常に細やかな在庫管理が大切です。

病院の物品管理の注意ポイント

病院での物品管理において最も注意するべきポイントは、セキュリティ面です。

医療機関では、医師や看護師、スタッフや患者など不特定多数の出入りがあります。そのため、薬剤や医療機器などさまざまな物品が収納されている場所は、厳密に管理しなければいけません。

また、患者の情報も保管されている場合、個人情報が外部に漏れると悪用される可能性もあるので注意が必要です。

物品倉庫の鍵やパスワードなどを扱う際は、セキュリティ面を強化しましょう。

病院の物品管理を効率化するポイント

ここから、病院で物品管理を効率化するポイントを2つ見ていきましょう。

1. 物品管理のルールを作成する
2. 物品管理システムを取り入れる

物品管理のルールを作成する

病院スタッフ全員が一定の基準に則って行動するためには、物品管理に関するルール作成が必要です。

規則が曖昧だと、物品管理の方法に統一性がなくなり、管理表への記入漏れや保管ミスなどが発生しやすくなります。そのため、貸出や返却など管理ルールを作成し共有することが大切です。

スタッフ全員がスムーズに物品管理できるような仕組みをつくり、設定したルールを院内で周知させましょう。

物品管理システムを取り入れる

物品管理システムとは、病院で使われる物品の在庫チェックや発注といった手続きを総合的にサポートしてくれるツールです。

在庫状況をシステム上で可視化できるため、在庫切れや過剰発注を防ぐことができます。

また、物品管理システムを取り入れれば、物品の利用状況や保管場所、貸出日なども簡単に一元管理することが可能です。

病院むけの物品管理システムの選び方

物品管理システムを選ぶポイントとして以下の3つが挙げられます。

1. データ連携の有無で選ぶ
2. 発注のしやすさで選ぶ
3. 管理の正確さで選ぶ

データ連携の有無で選ぶ

物品管理システムを選ぶ際は、データ連携が可能か確認しましょう。

データ連携ができない場合、業務の一元化ができなくなります。

また、データを入力し直す手間が発生し、逆に非効率になることもあるかもしれません。そのため、必要な情報を連携できる物品管理システムを選ぶことをおすすめします。

発注しやすさで選ぶ

物品管理のシステム選びでは、発注しやすいかどうかも重要なポイントです。

物品の在庫状況を確認し、在庫数に応じてアラートが鳴るといった機能が搭載されているシステムもあります。

また、在庫数が基準数を下回ったら自動発注してくれるシステムを選べば、より効率化が期待できます。

管理の正確さで選ぶ

物品管理システムを選ぶ際には、正確に管理してくれるかどうかもチェックしておきましょう。

例えば、医薬品には有効期限があるため、物品管理システムの期限管理機能が役立ちます。

ほかにも、ロット管理機能を搭載したシステムであれば、在庫を最小限に抑えられます。
このように、物品を正確に管理できる機能を活用することによって、管理業務の負担軽減が期待できます。

病院向け物品管理システムおすすめ5選

ここから、おすすめの物品管理システムを5つ厳選してご紹介します。

1. Windy
2. Icquickstock
3. スマートマットクラウド
4. Medyus2
5. Medicine Supervision

自院に必要な機能が備わっているかチェックして、最適なシステムを選んでみましょう。

Windy

医療機関においてコストダウンを目指す在庫管理システム「Windy」。過去を分析した上で、未来を予測することによって、大幅に在庫削除が行えるのが特徴です。

処方出庫は、レセプトコンピューターや電子カルテと連動可能でリアルタイムに更新されます。

患者データを入力すると、自動的に在庫管理に登録されることもメリットです。

Windyを活用することで余分な発注を防ぐことが実現し、常に正しい在庫量を把握できるため、コスト削減につなげられるでしょう。

Icquickstock

「Icquickstock」は、使用期限やロット情報などの管理に対応可能な医療機関向け管理システムです。

JANコードの複数登録機能が備わっているため、コード変更があった場合も同一の薬品として紐づけられ、過去の実績集計も可能になっています。

すべてのマスタや入力データには制限がないため、膨大な物品を扱う大規模クリニックにもおすすめです。

また、トラブルがあった際もリモートサポートで迅速に対応してくれるため、安心して運用できるでしょう。

スマートマットクラウド

IT導入補助金を利用できることが特徴の「スマートマットクラウド」。NTT東日本やPanasonicなどさまざまな業種に対応しており、導入実績は1,200件以上を誇ります。

外科や歯科医院、産婦人科といった医療業界への導入例も豊富です。

在庫の重さを自動検知できることが特徴で、残量を察知すると自動で発注してくれるため、無人での在庫管理が叶います。

この「スマートマット」と呼ばれる重量自動記録センサーは、注射器や液体の薬品など、管理が複雑な物品にまで対応可能です。

Medyus2

発注手配が自動化され、仕入れデータも作成してくれる物品管理システム「Medyus2」。使用実績を分析して適正な定数を出すことで、無駄のない発注が可能です。

また、有効期限が迫った医薬品の管理も可能で、期限切れを防止できます。

さらに、取引先とデータを共有できる機能によって、よりスピーディーで正確な業務を実現できます。

Medicine Supervision

医薬品の発注から検品まで、管理を総合的に支援してくれる「Medicine Supervision」。大きな特徴は、医薬品の発注データを自動生成できることで、適正な発注数をシステムが自動で算出してくれます。

また、医薬品はバーコードとハンディターミナルで簡単に管理できることもメリットです。

自由度の高いカスタマイズ機能によって、クリニックの実務に合わせてデータ分析にも活用できます。

まとめ：病院の物品管理は正確さと効率化の両立を目指そう

在庫情報を適切に管理することで、緊急の事態でも必要な物品をスムーズに供給できます。

しかし、病院では薬剤や医療機器などの物品が幅広く使われていて、ヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。

そこで近年では、物品管理システムを取り入れる病院も多くなりました。

効率の良い物品管理を目指すのであれば、管理システムを取り入れてみてください。自院のニーズに合った物品管理システムを選択して、業務の効率化を図りましょう。