クリニックの業務を効率化し、スタッフの負担を軽減するために、自動釣銭機の導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
自動釣銭機は、会計業務をスムーズに進められるツールです。
しかし、メリットばかりに注目していると、後で予期せぬデメリットに悩まされることも少なくありません。
そこで本記事では、自動釣銭機のメリット・デメリットを詳しく解説し、失敗しない導入方法をご紹介します。
クリニックに最適な自動釣銭機を導入するためのヒントを見つけてください。
この記事の内容
自動釣銭機のメリット
クリニックに自動釣銭機を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
まずは、自動釣銭機のメリットをご紹介します。
- 受付やレジ業務を効率化できる
- 会計ミスを防止できる
- 感染症対策になる
- セキュリティの向上につながる
- 新人スタッフもすぐに戦力となれる
- キャッシュレス決済に対応できる
受付やレジ業務を効率化できる
自動釣銭機を設置する最大のメリットは、受付やレジ業務の効率化です。
従来の手動で行っていた金銭の受け渡しにかかる時間を大幅に短縮でき、スタッフは会計業務以外の患者対応や受付業務に集中できます。
特に、忙しい診療時間帯における受付の混雑を解消できるのは大きな利点です。
会計ミスを防止できる
手作業による会計は、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちです。
会計ミスが起こると、その原因を探るために時間と手間がかかり、スタッフに大きな負担を与えます。
自動釣銭機を導入することで、計算ミスやお釣りの渡し間違いを未然に防ぎ、会計業務の効率化につながります。
感染症対策になる
コロナ禍を経て、感染リスクに対して敏感な方が増えています。
自動釣銭機の導入で患者とスタッフとが直接触れ合う機会が減り、接触を最小限に抑えられるため、感染対策につながります。
患者、スタッフ双方の健康を守ることで、クリニックの信頼度も高まるでしょう。
セキュリティの向上につながる
現金を扱う業務は、盗難や不正のリスクを伴うため、クリニックにとってセキュリティ面の強化は重要な課題です。
自動釣銭機を使用することで、現金が正確に管理されるだけでなく、スタッフが直接現金を扱う回数を減らし、盗難や不正行為のリスクを低減します。
また、取引の記録が正確に残るため、トラブルが起きた場合でもすぐに原因を確認できる点もメリットです。
新人スタッフもすぐに戦力となれる
会計業務はミスが許されない重要な業務のため、新人スタッフは不安を感じることも少なくありません。
自動釣銭機を導入すれば、機械が自動でお釣りを計算してくれます。
ミスを軽減し、短期間で業務に慣れるため、即戦力として役立つでしょう。
新人教育するスタッフの手間も軽減でき、クリニック全体の業務が円滑に進みます。
キャッシュレス決済に対応できる
近年、さまざまな場所でキャッシュレス決済のニーズが増えています。
支払いが高額になることも多い医療機関では、キャッシュレス決済の対応が一層求められるでしょう。
自動釣銭機は現金だけでなく、キャッシュレス決済にも対応可能な機種が多くあります。
クレジットカードやQRコード決済など、患者に対して柔軟な支払い方法を提供することは、クリニックの利便性向上にもつながります。
自動釣銭機のデメリット
会計業務の効率化や感染対策など、さまざまなメリットがある自動釣銭機ですが、デメリットの存在も忘れてはなりません。
ここからは、自動釣銭機を導入する際に知っておきたいデメリットをご紹介します。
- 導入コストがかかる
- 設置スペースが必要になる
- 定期的なメンテナンスの手間がかかる
- 機械の故障やトラブルが起こる可能性がある
導入コストがかかる
自動釣銭機を導入する際に、最も大きなハードルとなるのがコストです。
本体の価格は、約30万〜100万円が相場とされています。
しかし、自動釣銭機は単体で使用するものではありません。
POSレジなど会計システムと連携して使用するため、それらの連携費用もかかります。
機器の購入費用に加えて、ランニングコストも発生するため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
設置スペースが必要になる
自動釣銭機本体だけだと、さほどスペースをとるサイズではありません。
しかし、POSレジと一体化させて使用するため、設置スペースの確保は必須です。
紙幣部・貨幣部が分離できるものはレイアウトも変えられるため、無駄なスペースを削減できますが、事前に設置場所の寸法を確認し、シミュレーションすることが重要です。
受付カウンターのスペースを把握し、業務に支障が出ないかをよく確認しましょう。
定期的なメンテナンスの手間がかかる
自動釣銭機は精密機器であるため、スムーズに稼働させ続けるためには定期的なメンテナンスが欠かせません。
定期点検や消耗部品の交換、ソフトウェアの更新など、メンテナンスにかかる手間や費用を考慮する必要があります。
メンテナンスを怠ると、突然の故障や不具合が発生しやすくなるため、必ず確認しておきましょう。
機械の故障やトラブルが起こる可能性がある
どんな機械でも、使用頻度や年数が増えるにつれて故障やトラブルが発生するリスクがあります。
自動釣銭機も例外ではありません。
機械の不具合が起きた場合、会計業務が一時的にストップしてしまうことがあるため注意が必要です。
万が一のトラブルに備えて、スタッフで出来る手動対応方法や、迅速に修理対応してくれる業者を確保しておくことが重要です。
そもそも自動釣銭機とは？
そもそも自動釣銭機とは、会計時に現金の受け取りと釣銭の払い出しを自動で行う機器のことです。
人による会計ミスを防ぐだけでなく、時間と手間を大幅に軽減できるため、クリニックでの導入が進んでいます。
単にお釣りを計算するだけでなく、セキュリティ強化の役割も担う自動釣銭機は、不正や盗難リスクを最小限に抑える効果も期待できるため、円滑なクリニックの運営に欠かせません。
近年では、キャッシュレス決済対応のモデルもあり、現金以外の支払い手段にも柔軟に対応しているため、需要もますます高まるでしょう。
自動釣銭機の失敗しない選び方
せっかく自動釣銭機を導入しても、クリニックの運営がスムーズに行えなければ意味がありません。
ここでは、自動釣銭機を導入する際に、失敗しないためのポイントを解説します。
- クリニックの規模に合った機種を選ぶ
- 費用対効果を考慮する
- サポート体制を確認する
- 他のクリニックの導入事例を参考にする
クリニックの規模に合った機種を選ぶ
自動釣銭機は、クリニックの規模や患者数に合った機種を選ぶことが大切です。
小規模なクリニックであれば、コンパクト設計で価格も抑えられたシンプルなモデルが適しています。
一方、患者数が多く、会計が頻繁に発生する大規模なクリニックでは、処理能力の高いモデルやさまざまな機能を備えたものが効果的でしょう。
導入する自動釣銭機が自院の運営に適しているかを見極めることが、後悔しないポイントです。
費用対効果を考慮する
自動釣銭機は、高額な初期費用に着目しがちですが、長期的な費用対効果を考慮することが大切です。
自動釣銭機の導入によって会計業務が効率化され、人件費の削減やミス防止による残業代の削減につながれば、長期的にはメリットが得られます。
もし、費用対効果を感じられなさそうな場合は、レンタルやリースなどで試してみてもいいでしょう。
サポート体制を確認する
自動釣銭機の故障やトラブルが発生した際に、すぐに対応してくれるサポート体制が整っているかどうかも、選ぶ際の大事なポイントです。
クリニック運営において、会計システムが止まると業務全体に影響が及ぶため、迅速なメンテナンスやサポートが求められます。
導入前に、メーカーや販売業者のアフターサポート体制や、修理対応のスピードを確認しておくことが安心につながります。
他のクリニックの導入事例を参考にする
他のクリニックがどのような自動釣銭機を導入し、どのような効果を得ているかを参考にするのも有効です。
同じ規模や診療内容のクリニックの事例は、自院にとっても参考になることが多いでしょう。
実際の導入事例を調べることで、運用の実態や機器の評価をリアルに感じ取り、導入後の課題やトラブル事例についても学べるため、より適切な選択ができます。
まとめ：自動釣銭機はデメリットを理解した上で取り入れよう
自動釣銭機は、クリニックの業務効率化やミス防止、感染症対策など、さまざまなメリットをもたらします。
その一方で、コストやスペースの確保、メンテナンスといったデメリットも避けられません。
デメリットをしっかりと理解し、自院に合った自動釣銭機を取り入れてください。
