「電子カルテを使う必要があるけど、電子カルテの使い方が難しいと聞いている」
「パソコンなどの使い方もわからないので、電子カルテも使えないかもしれない」
このようなお悩みを抱えていませんか？
従来の紙カルテの使い方に慣れていれば、そう感じるのも無理はないでしょう。
そこで、本記事では電子カルテの使い方について解説します。
電子カルテを使うのは難しいのかや、電子カルテの基本的な使い方を解説します。
また、記事の後半では電子カルテを使いこなす方法や注意点にも触れているので、併せて参考にしてください。
この記事の内容
電子カルテの使い方は難しいのか？【難しくない】
電子カルテの導入を踏みとどまったしまう原因の1つに、操作が難しいことが挙げられます。
今まで紙カルテを使用してきて、パソコンの使用経験があまりない方は、電子カルテの操作も難しいと感じてしまい、導入に踏み切れないケースが多く見受けられるのです。
しかし、現在は分かりやすく操作できる電子カルテが多く開発されています。
スッキリとした画面で、どこを押せば何が表示されるのかが分かりやすいため、操作方法でつまずくことは考えにくいです。
また、サポートも充実しているので、万が一操作方法が分からない場合もマニュアルを読んだり問い合わせをしたりすれば、問題なく利用できるでしょう。
想像しているよりも難しくなく、簡単に利用できるため、ぜひ電子カルテの導入を検討してみてください。
電子カルテの基本的な使い方とその機能とは？
ここでは、電子カルテの基本的な使い方とその機能を解説します。
- 視覚的にわかりやすい操作が可能
- テンプレートで一括入力
- 手書き入力・タッチ操作
- 音声入力にも対応
- 検索が簡単に素早くできる
1つずつ解説します。
視覚的にわかりやすい操作が可能
1つ目は、視覚的にわかりやすい操作が可能なことです。
先生の中には、パソコンに詳しくないため上手く扱えるか不安を感じる方もいますよね。
また、開発当初の電子カルテは、操作方法が複雑で、パソコンが苦手な方にはとても操作しやすいといえるものではありませんでした。
しかし、近年は電子カルテが広く普及し、メーカー同士の競争が激化しているため、操作のしやすさを重視した電子カルテが多く登場しています。
操作方法が明確でわかりやすい電子カルテもあれば、紙カルテと同じような使い方ができる電子カルテもあります。
このように、近年開発された電子カルテは、とても操作がしやすいです。
テンプレートで一括入力
2つ目は、テンプレートで一括入力できることです。
紙カルテでは、同じ項目・内容でも毎回1つずつ手書きで入力しなければいけません。
しかし、電子カルテではテンプレートの設定が可能です。
頻繁に入力する項目・内容をセットで登録しておくと、ボタンを1回押すだけで、簡単に表示できるようになります。
テンプレートを設定する初期の段階では手間がかかりますが、一度設定してしまえば、あとは作業の効率化・省力化につながるので、便利に利用できます。
手書き入力・タッチ操作
3つ目は、手書き入力・タッチ操作です。
全ての電子カルテに搭載されているわけではありませんが、手書き入力・タッチ操作に対応していると、紙カルテと同じような操作で利用できます。
特に、訪問診療ではキーボードでの入力が難しい場合が多いため、タッチペンなどを用いて手書き入力・タッチ操作ができると便利です。
音声入力にも対応
4つ目は、音声入力にも対応していることです。
キーボード操作に慣れておらず、長文を手書き入力するのが大変だという方もいますよね。
そうした際に、話すだけで文字に変換してくれる音声入力は大変便利に使えます。
なお、こちらも全ての電子カルテに搭載されているわけではなく、また音声認識の精度が低いと、誤った日本語が入力される可能性が高いので、注意してください。
検索が簡単に素早くできる
5つ目は、検索が簡単に素早くできることです。
紙カルテでは付箋を貼ったりファイルで分けたりして、見返しやすいような工夫をすることが多いでしょう。
しかし、紙カルテの量が多くなるにつれ、管理が難しくなります。
一方、電子カルテでは検索機能が充実しているので、一瞬で目的の電子カルテを表示できます。
電子カルテに限らず、電子機器を使うメリットの1つに高い検索性があるので、有効活用したいところです。
電子カルテを使いこなすには？
電子カルテを初めて導入する際、うまく使いこなせるのか、不安になるケースもありますよね。
説明書やマニュアルを読めばほとんどの機能は問題なく使えるようになりますが、最初から最後までマニュアルを読み通すのは難しいでしょう。
そこで、以下の4つの方法を使えば、初めての導入でも使いこなせるようになるでしょう。
- 研修で学ぶ
- 導入時に適切なサポートを受ける
- 定期的に見直す
- 電子カルテが使える人材を育成する
1つずつ解説します。
研修で学ぶ
1つ目は、研修・説明会等で学ぶことです。
マニュアルを手渡すだけだと、読み込むのが難しいスタッフもいるため、院内でマニュアルを見ながら研修を行い、カルテを使うスタッフ全員で使い方を学びましょう。
分からない部分があれば、その都度教え合いながら使い方の確認をします。
導入時に適切なサポートを受ける
2つ目は、導入時に適切なサポートを受けることです。
カルテのメーカーによる説明会を実施してもらう場合には、カルテを使うスタッフ全員を参加させましょう。
基本的な操作はもちろん、複雑な操作やカスタマイズする部分についての理解も深められるでしょう。
また、導入に際しての初期設定を手伝ってくれることもあるため、分からない部分があれば質問しながら進めましょう。
定期的に見直す
3つ目は、定期的に見直すことです。
電子カルテにはさまざまな便利機能がついているため、気づいたら便利機能を導入しすぎてしまうことがあるでしょう。
機能が多すぎると、シンプルな利用ができなくなり、かえって不便になってしまうことも考えられます。
しかし、導入した全ての機能を使っているわけではないはずなので、定期的に見直して、使わない機能を外すことをおすすめします。
電子カルテが使える人材を育成する
4つ目は、電子カルテが使える人材を育成することです。
現場のスタッフや先生全員が電子カルテに精通するのは難しいでしょう。
しかし、全員が理解できていなくても、電子カルテに精通している人が数人いるだけで効果は大きく変わってきます。
もし電子カルテに精通している人がいれば、スタッフが困ったときにいつでもサポートができ、業務が滞る可能性が下がります。
そのため、電子カルテに精通しているスタッフを育成したり、電子カルテに精通しているスタッフを採用したりすることが大切です。
電子カルテを使う際の注意点とは？
電子カルテを使う際の注意点は、以下の3つです。
- ランニングコストがかかる
- 最低限のPCスキルが必要
- セキュリティ対策が重要
1つずつ解説します。
ランニングコストがかかる
1つ目は、ランニングコストがかかることです。
電子カルテを導入するには、初期費用だけでなく以下のようなランニングコストもかかります。
- システム維持費
- サポートを受ける費用
- サーバー更新費
- 通信費（クラウド型の場合）
- 人件費（サーバーの管理者）
このように、あらかじめ固定費がかかることを理解してから導入しましょう。
最低限のPCスキルが必要
2つ目は、最低限のPCスキルが必要なことです。
いくら操作性に優れた電子カルテが多く開発されているとしても、最低限のPCスキルがないと操作は難しいでしょう。
もしPCスキルが足りていないスタッフがいれば、研修を行うことで、最低限のPCスキルを身につけると良いでしょう。
セキュリティ対策が必要
3つ目は、セキュリティ対策が必要なことです。
紙カルテよりも電子カルテのほうが閲覧しやすくなり、院内のどこにいても患者の情報をやりとりできます。
この点はメリットでもあり、デメリットにもなります。
院内のどこでも閲覧できるため、セキュリティ意識が低いと情報漏洩してしまう可能性があります。
そのため、スタッフへの教育をきちんとしておくことが大切です。
また、不正アクセスや情報漏洩への対策だけでなく、院内での電子カルテ運用規定を決めなければなりません。
トラブルが起きた場合を含めて、きちんと決めておきましょう。
まとめ
今回は、電子カルテの使い方を解説しました。
ほとんどの電子カルテはとても簡単に使えるようになっているので、心配は必要ありません。
中には紙カルテと同じように使える電子カルテもあります。
さまざまな電子カルテが開発されているため、ぜひ電子カルテを導入してみましょう。
