SPD業務とは？医療における外注のメリットやSPDシステムなど解説

「SPD業務という言葉は耳にしたことがあるものの、具体的にどのような業務なのかわからない……」という不安を抱えていませんか？

SPDは「サプライ・プロセシング・アンド・ディストリビューション」の略称です。SPD業務は医療機関を運営するうえでは欠かせないポイントで、SPDシステムなどを活用すると業務負担の軽減や効率化が図れます。

そこで本記事では、SPD業務とはどのような業務なのか、医療における外注のメリットやおすすめSPDシステムについて解説します。医療機関の運営業務を効率化したいと考えている方は、参考にしてみてください。

医療機関の運営に欠かせないSPD業務とは？

医療機関の運営に欠かせないSPD業務とは、医療材料や医療機器の管理、必要な場所に医療材料などを管理・供給する業務です。

具体的にあげると、医療機関の物流管理がSPD業務と考えるとわかりやすいでしょう。医療材料や器具を業者から購入、在庫切れや過剰在庫がないか確認などを行います。

ほかにも、各部署に必要なものが揃っているか、必要な際に届けるなどの業務がSPD業務です。SPD業務は、医療機関を運営するうえでは欠かせない重要な業務といえるでしょう。

医療機関の運営に役立つSPDシステム（医療材料物流管理システム）とは？

SPDシステムとは、医療材料物流管理システムを指します。医療機関内の医療材料や器具の管理を、IT技術を駆使して効率化を図るシステムです。

「どこに」「どれだけ」「どのように供給するか」をデジタルで一元管理できます。消耗品や器具の状況をリアルタイムで把握・分析できるため、業務効率を高めやすいでしょう。

医療材料や器具の管理をスムーズにできるため、違う業務に時間を割くことが可能で、スタッフの負担を削減できる点も魅力です。

SPDシステムを導入する5つのメリット

SPDシステムを導入するメリットは、5つあります。

1. 在庫管理業務の効率化・適正化が図れる
2. 医療スタッフの業務負担を軽減できる
3. コストを削減できる
4. 医療安全の強化につながる
5. 経営判断を行いやすい

それぞれのメリットについて解説します。

在庫管理業務の効率化・適正化が図れる

SPDシステムを導入するメリットとして、在庫管理業務の効率化や適正化を図れるという点があげられます。

具体的にどのくらいの在庫を抱えているのか、足りない医療材料や器具が素早くわかるため、無駄なく発注作業や確認作業を行うことが可能です。たとえば、不足しそうな状況の備品はわかるようになっており、欠品する前に発注できます。

在庫管理業務に負担を感じている場合は、SPDシステムの導入を検討してみてください。

医療スタッフの業務負担を軽減できる

医療スタッフの業務負担を軽減できる点もメリットです。たとえば病院勤務の場合は、患者の健康管理や必要な作業の進行に加え、在庫の確認や発注などが求められる場合もあります。

SPDシステムを導入すると、スタッフが在庫状況を確認する手間を省けるため、在庫管理業務を効率化できます。業務の負担が減ることにより、残業する時間や頻度も軽減するので、多くのメリットがあるといえるでしょう。

コストを削減できる

SPDシステムを導入することにより、コスト削減を図りやすいです。SPDシステムがない状態では、在庫の確認や必要数の計算など、発注・在庫確認業務に時間がかかってしまい、人件費によるコストがかかってしまうケースも多いです。

しかしSPDシステムを導入すると、発注業務や確認業務にかかっていた時間の短縮が可能になるため、人件費などのコストをカットできるでしょう。

運営コストを下げたい方は、SPDシステムの導入を検討してみてください。

医療安全の強化につながる

SPDシステムによって、医療材料の使用履歴や有効期限なども管理できるため、医療安全の強化につながります。SPDシステムを使うことで、有効期限やロット番号なども一元管理できるので、医療ミスや感染リスクの軽減を図れます。

業務負担を減らしながら医療ミス・感染リスクの軽減が図れるため、多くのメリットがあるといえるでしょう。

経営判断を行いやすい

SPDシステムを活用することにより、医療材料の使用状況や在庫データを可視化できるため、経営判断を行いやすいです。

たとえば、SPDシステムを導入することにより、具体的にどの材料・機器が頻繁に使用されているか把握でき、需要の高い治療や薬などがわかります。自院の需要が高い部分を把握できるため、経営判断に役立ちやすいでしょう。

また、消費情報や購買情報なども集約することができ、不必要な部分の把握もできます。

SPDシステムを導入する3つのデメリット

SPDシステムを導入するデメリットは、3つあります。

1. 初期導入コストが高い
2. 運用開始までの調整が複雑
3. 外部委託に伴う依存リスクがある

導入を検討している方は、SPDシステムのデメリットも確認してみてください。

初期導入コストが高い

SPDシステムは、初期導入コストが高いというデメリットがあります。

SPDシステムは400万円以上かかってしまう場合も多く、システム導入費用だけでも高額です。またシステムの導入費用だけでなく、スタッフの教育や研修、設備投資などさまざまな準備が必要で、初期段階で多額のコストが発生しやすいです。

そのため、中小規模の医療機関にとっては初期投資が大きな負担になってしまうケースが、少なくありません。

また、システムの保守やアップデートにかかる維持費用なども視野にいれる必要があるため、予算に合わせて導入するか検討しましょう。

運用開始までの調整が複雑

運用開始までの調整が複雑という点は、SPDシステムを導入するデメリットの1つです。

SPDシステムを利用する際には、既存の業務フローや院内体制を整える必要があります。たとえば、関係部署との連携やスタッフの研修が必要で、導入時に多くの時間や労力が必要です。

運用を開始する際には、事前に入念な準備が必要になると考えておきましょう。

外部委託に伴う依存リスクがある

SPDシステムは、自院でSPDシステムを運用する方法と、外部に委託してSPDシステムを運用してもらう方法の2種類があります。

外部に委託すると人手不足の課題などが解消できますが、委託業者の運用体制やサービス品質に依存するデメリットがあります。そのため、業者の選定や契約内容によって、期待していたサービスが受けられない可能性があるでしょう。

たとえば、外部業者のサービスを導入した際に、システムに障害が起きたときは自分の病院・クリニックでは問題解決ができず、復旧まで待つしかありません。そのため、外部委託を行う場合は、依存リスクがある点を考慮しておきましょう。

SPDシステムの費用目安

利用するSPDシステムによって変わりますが、初期導入費用の目安は400万円程度です。

ただし、院内・院外でも費用が変わるほか、備わっている機能によって変わりやすいという点を把握しておきましょう。さらに、初期導入費用とあわせて、研修時の人材費や時間、システム保守費などのランニングコストも確認しておくと予算にあっているか判断しやすいです。

システム運用費・保守費は、一般的に月額2万円に設定しているSPD業者が多いです。委託の場合は費用が高くなってしまいますが、予算を抑えたい場合は、システムを導入して自己管理をするとコストを抑えられるでしょう。

医療機関の運営に役立つSPDシステムの選び方

SPDシステムを選ぶ際に意識したいポイントは、7つあります。

1. 施設の規模や業務量に適したシステムか
2. 業務フローと合っているか
3. システムの操作性
4. サポートセンターの支援の有無
5. 物品管理の対象範囲
6. バーコード入力への対応の有無
7. 他のシステムとの連携性

それぞれの選び方について解説していきます。

施設の規模や業務量に適したシステムか

SPDシステムを選ぶときのポイントとして、施設の規模や業務量が適しているか確認しましょう。たとえば大規模病院の場合は、多くの部署や複雑な業務フローを持っているため、カスタマイズ性や拡張性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。

中小規模の病院・クリニックの場合は、備わっている機能によって費用が変わってくるため、必要な機能だけ搭載されているか、予算に見合っているかなどを確認して選びましょう。

工程が複雑になるほど費用も高額になるケースが多いため、事前に自院にあっているかチェックしてみてください。

業務フローと合っているか

業務フローに合っているかという点は、SPDシステムを選ぶ際に確認しておきたいポイントです。たとえば、薬品や医療機器の使用状況などを記録する際に、SPDシステムに登録しにくいと導入後にスタッフの混乱を招いてしまう可能性があります。

しかし、SPDシステムに登録しやすかったり、普段の業務に支障が出なかったりするシステムであれば、導入後の混乱を最小限に抑えられるでしょう。

また、必要に応じて業務フローの見直しやスタッフの研修を行うことで、導入前よりも業務効率を高められる場合があります。そのため、SPDシステムを導入する際には、どのような流れになるか確認するようにしてみてください。

システムの操作性

SPDシステムを選ぶ際には、システムの操作性にも注目しましょう。たとえば、直感的に使いやすいインターフェースであれば、慣れていない状態でもエラーを抑えることが可能です。

しかし、システムの操作性が難しい場合は、覚えるまでに時間がかかってしまうだけでなく、操作ミスによってトラブルが発生する可能性があります。

そのため、システムの操作性は入念に確認しましょう。SPDシステムの中にはデモ機もあるため、操作性を確認したい場合は、実際にデモ機能を活用してみてください。

サポートセンターの支援の有無

サポートセンターの支援の有無は、SPDシステムを選ぶ際に確認しておきたいポイントです。たとえば、サポートセンターの支援があると、導入時や運用中に使い方を質問できます。

また、どのように活用するべきかなど細かな相談ができるため、効率よくSPDシステムを運用したい方は支援があるサービスを選ぶのが良いでしょう。

トラブルが発生した際の対応体制や、サポート体制の有無を確認しておくと、利用しやすいです。

物品管理の対象範囲

SPDシステムによって物品管理の対応範囲が異なるため、どこまで対応しているか確認するのがおすすめです。たとえば、医療材料だけでなく、医薬品や消耗品など幅広く管理できるシステムもあれば、医療材料だけに限定されているシステムもあります。

事前にどの物品を管理したいか決めておくと、病院・クリニックに合ったシステムを選べるでしょう。

バーコード入力への対応の有無

業務効率を高めたい場合は、バーコード入力への対応の有無を確認しましょう。たとえば、バーコード入力に対応していると、ハンディターミナルとの連携で現場で運用しやすいです。

また、バーコードでも国際標準バーコードに対応しているか確認すると良いでしょう。システムの中には、JANコードのみに対応している場合もあります。

他のシステムとの連携性

SPDシステムを選ぶときは、他のシステムとの連携性も確認しましょう。たとえば、電子カルテや会計システムと連携できると、業務全体の効率化を図れます。

また、既存のシステムとの互換性や連携実績を確認しておくと、実際に導入してから後悔してしまう状態を避けることが可能です。業務効率を高めるためにも、他のシステムとの連携性を確認しましょう。

医療機関の運営に役立つおすすめのSPDシステム10選

医療機関の運営に役立つおすすめのSPDシステムは、以下の10個です。

1. Medyus2
2. Medical Stream
3. 株式会社スズケン
4. ムトウSPD
5. ZeroSupply
6. SAVE-HP
7. Mr.SPD
8. Medilia
9. JoyPla
10. 東亜システム株式会社

それぞれの特徴・魅力について解説しているので、参考にしてみてください。

Medyus2

Medyus2は、株式会社メディアスが提供している医薬品専用のSPDシステムです。定数管理が可能で、全国各地に支店がある場合でも、設定した数値よりも下がった際に発注できる仕組みとなっており、現場ごとに在庫管理をする必要がありません。

また、消費実績を医事課に伝達できるため、請求漏れを防止できます。

ほかにも、商品マスタや納品データなどを、病院と納入業者と情報を共有できる仕組みとなっているため、実際に納品されていなかったという状態を防ぐことが可能です。医療材料の管理業務を効率化したいと考えている方に、向いているでしょう。

Medyus2の詳細はこちら

Medical Stream

Medical Streamは、株式会社サン・システムが提供しているサービスです。これまで大学病院や国立病院、民間病院など800を超える導入実績を持ちます。

物流や滅菌、機器管理システムがワンストップで可能となっているため、効率の良い経営管理ができます。また、SPDシステムの内容以外でも経営改善に向けた課題・問題に対する具体的なアドバイスなどの支援も行ってくれる点が魅力です。

Medical Streamの詳細はこちら

株式会社スズケン

医療用材料だけでなく、医薬品の一元管理も可能なSPDシステムです。専門のスタッフが院内の物流管理を中心に調査を行ってくれるため、業務の見直しや最適な運用方法を提案してくれます。

SPDシステムを購入して自院で運用することも可能ですが、株式会社スズケンに業務委託を依頼することも可能です。在庫管理支援だけでなく、在庫分析システムやリスク管理システム・本部管理システムなどと連携もできます。

株式会社スズケンの詳細はこちら

ムトウSPD

株式会社ムトウのSPDシステムは、1,000床を超える大学病院・30施設を超えるグループ病院・単科病院などに利用されています。全国約300施設が導入しており、在庫管理やデータ管理、コスト管理、リスク管理などさまざまな業務の管理が可能です。

また、院内外の在庫管理を依頼することもでき、使用料に応じて小分けにしてくれます。在庫スペースの削減もできるため、多くのメリットがあります。

ムトウSPDの詳細はこちら

ZeroSupply

ZeroSupplyは、ゼロシステム株式会社が提供しているSPDシステムです。柔軟さが魅力で、ハンディターミナルによるラウンド運用や、SPDカード運用などさまざまな状況に合わせてシステム構築ができます。

また、SPDシステムだけでなく医療業界で培ったノウハウを活かして、物品供給の円滑化・在庫適正化などのコスト削減の相談が可能です。ほかにも、豊富な統計機能を活用して、知りたい情報を短時間で確認できる経営分析サポートがあります。

ZeroSupplyの詳細はこちら

SAVE-HP

株式会社メハーゲンのSAVE-HPは、購買や在庫、消費管理が可能なSPDシステムです。バーコードラベルや持ち込み管理シートを利用することで、購買から消費管理までできるシステムとなっています。

また、ロット・滅菌期限の管理も行うことが可能です。さらに、JANコードなどの標準コードを採用した商品マスタなので、必要な情報をWeb経由で24時間いつでも取得できます。

マスタ取り込みプロセスが用意されているため、メンテナンス業務の負担が軽減されます。

SAVE-HPの詳細はこちら

Mr.SPD

システムアーツ株式会社のMr.SPDは、診療材料以外も管理ができる機能性に優れたSPDシステムです。医薬品や日用雑貨、試薬や文具など幅広い物品の管理ができます。

また、すべての帳票はExcel出力が可能となっており、付属のデータ出力ツールを活用すると、好みの形式でデータを取り出すことが可能です。会議などの資料をスムーズに作れるため、経営会議を行う機会が多い方にも向いているでしょう。

さらに、電子カルテやオーダリングシステムと連携可能なので、業務負担を削減しながら生産性を向上させてくれます。

Mr.SPDの詳細はこちら

Medilia

Mediliaは、病院内の物品管理に長けているSPDシステムです。在庫管理を楽にする機能が備わっており、システムで自動算出される発注やPDAでの簡単入庫などが行えます。

また、商品の払い出しや期限・ロット情報などが管理されているため、効率よく業務を行いやすいです。さらに、SPDシステムを導入したあとは担当者がシステムの操作や運営の提案まで支援してくれるので、使い方がわからないという状態にも陥りません。

帳票出力もできるため、経営分析できる点も魅力です。

Mediliaの詳細はこちら

JoyPla

JoyPlaは、バーコードラベルを活用しており、物品請求や棚卸業務を簡素化してくれるシステムです。受注・納期・見積もりなどを、病院や卸担当者と共有できます。

また、強固なセキュリティを実現しており、外部からの侵入や攻撃を防いでくれます。院内の物流の見える化を図りたい方に向いているでしょう。

JoyPlaの詳細はこちら

東亜システム株式会社

東亜システム株式会社は、不動在庫や在庫切れ、重複発注などさまざまなトラブルを防げるSPDシステムです。コスト管理統計やバーコード・ハンディターミナルなど、各種入力端末に対応している点も魅力となっています。

棚卸業務や管理業務を効率化させたいという方におすすめです。直感的な操作でも扱いやすいマニュアルが完備されています。

東亜システム株式会社の詳細はこちら

まとめ：SPDシステムで運営業務を効率化しよう！

SPDシステムは、運営業務の効率化を図りたい方におすすめです。

医療機関の医療材料や医療機器を管理できるだけでなく、医療材料や医療機器を必要な場所に供給できます。運営の負担を減らすことで、生産性の向上も期待できるでしょう。

診療材料や器具などの管理で悩んでいる方は、本記事でご紹介したSPDシステムをチェックしてみてください。