クリニックの受付業務が複雑になると、スタッフの負担が大きくなり非効率です。
受付業務が滞れば、待ち時間が長くなり、患者の満足度も低下してしまいます。
スタッフの離職率を高める原因にもなりかねません。
そこで本記事では、受付業務を効率化するための5つの方法と、クリニックのスムーズな経営を実現するポイントを解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
この記事の内容
クリニックが抱える受付業務の課題
受付業務は、クリニック全体の業務に大きな影響を与える重要な役割を担っています。
しかし、クリニックの現場では、受付業務にさまざまな課題が存在しているのも事実です。
ここでは、クリニックが抱える受付業務の3つの課題について見ていきます。
- 医師や看護師などの人員不足
- 手動で非効率な業務による負担の増加
- 医療書類の作成や管理が大変
医師や看護師などの人員不足
近年、コロナ禍の影響や、後期高齢者の増加による医療の需要過多に対し、医療現場の人員不足が大きな課題となっています。
受付業務においても、スタッフが足りないことで患者への対応が遅れ、待ち時間が長くなり、結果的に患者の満足度が低下してしまうといったリスクを抱えています。
また、スタッフ1人につき抱える業務が多くなるため、ミスが起こるリスクも避けられません。
限られたスタッフ人数で、どのように効率よく業務を進められるかが重要な課題といえるでしょう。
手動で非効率な業務による負担の増加
クリニックの受付において、予約管理やレセプト業務、会計処理など多くの業務が手動で行われていることも少なくありません。
これらの業務は時間がかかるうえ、手間がかかり、スタッフの負担が大きくなります。
それだけでなく、ミスの原因にもつながりクリニック全体の業務に支障をきたすため、改善するべき課題といえるでしょう。
医療書類の作成や管理が大変
クリニックでは、問診表やカルテ、同意書など、多くの書類の作成と管理が必要です。
これらの医療書類の作成や管理を手作業で行うとなると、大変な時間と労力を要します。
また、手書きの書類では、記載ミスや情報の抜け漏れが発生しやすく、修正が必要になった際の負担も小さくありません。
こうした手作業での医療書類の作成や管理が、受付業務の負担を増加させる原因のひとつとなっています。
クリニックの受付業務を効率化する必要性
クリニックの経営において、受付業務の効率化は非常に重要です。
受付業務を効率化することでどのようなメリットが生じるのでしょうか。
ここでは、クリニックにおける受付業務効率化の必要性について4つ紹介します。
- スタッフの負担軽減
- コスト削減
- 時間の節約
- 患者の満足度向上
スタッフの負担軽減
受付業務が効率化されると、スタッフの負担が大幅に軽減します。
予約管理や会計処理、レセプト業務などが手作業で行われていた場合、これらを自動化することで、心身ともに負担を減らせるでしょう。
スタッフの負担が軽減することで患者対応により集中できるため、クリニック全体の雰囲気が良くなり、イメージアップにもつながります。
コスト削減
受付業務を効率化すると、長期的にはコスト削減にもつながります。
手動での業務を自動化することでミスが軽減されれば、労力や残業時間が削減され、余計な人件費がカットできるためです。
さらに、無駄な書類や紙の使用を減らすことで、紙代や印刷コストの削減にもつながります。
自動化には初期投資が必要ですが、長期的にはトータルコストを抑え、経営にプラスの影響を与えるでしょう。
時間の節約
受付業務を効率化する最も大きなメリットは時間の節約です。
受付業務を自動化すれば、手動で行っていた予約管理や会計処理にかかっていた時間が短縮できます。
例えば、オンラインでの予約管理や自動精算機を導入することで、受付での待ち時間が大幅に短縮し、患者とスタッフ双方にメリットをもたらすでしょう。
患者の満足度向上
受付業務の効率化は、患者の満足度向上につながります。
待ち時間が短縮すれば、患者のストレスが軽減され、その後の診察もスムーズです。
また、オンライン予約システムや自動精算機の導入により、患者自身が手軽に予約や精算できれば、利便性も向上します。
患者の満足度が上がれば、リピーターにつながったり、口コミによる新規患者の増加も期待できたりと、クリニックにとって大きなプラスになるでしょう。
クリニックの受付業務を効率化する5つの方法
受付業務を効率化するためには、さまざまなツールやシステムを導入することが有効です。
ここでは、クリニックの受付業務を効率化するために、5つの具体的な方法を紹介します。
- 電子カルテを導入する
- Web問診票を導入する
- 自動精算機を導入する
- 自動釣銭機を導入する
- オンライン予約システムを導入する
電子カルテを導入する
電子カルテの導入は、患者の診療情報をデータで一元管理できるため、受付業務の効率化が向上します。
紙ベースのカルテでは、情報を探す時間や手間がかかり、手動によるミスが発生するリスクがありました。
そこで、電子カルテを使用することでそのリスクが減り、迅速かつ正確に情報を扱えます。
また、医師や看護師、受付スタッフ間での情報共有がスムーズに行えるため、患者への対応も迅速に行えます。
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Web問診票を導入する
Web問診票は、患者が事前にスマートフォンやパソコンから問診票を記入できるため、受付での手間がなくなり、受付業務がスムーズになります。
また、事前に入力された情報は、自動で電子カルテに入力されるため、スタッフが転記する必要もありません。
診察の準備が迅速に整い、クリニック全体の流れが効率化されます。
多くの患者が同時に来院するクリニックでは、受付時間が大幅に短縮されるでしょう。
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自動精算機を導入する
自動精算機を導入すれば患者自身で会計を行えるため、スタッフの負担が減り、会計処理にかかる時間が短縮されます。
また、クレジットカードや電子マネーなどキャッシュレス決済に対応した機種なら、患者自身の支払いもスムーズになり、会計時の混雑を緩和できます。
直接的な金銭のやり取りがなくなることで、感染予防にもなり、患者の満足度向上につながるでしょう。
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自動釣銭機を導入する
クリニックにおいて、計算ミスやお釣りの渡し間違いによる「レジの金額が合わない」という問題はスタッフに大きな負担を与えます。
手動で行う金銭の授受はどうしてもミスが起こりがちです。
レジの金額が合わないとなると、原因を探ったり、金額を合わせたりするために時間と労力がかかります。
締め作業に時間がかかれば、スタッフの負担も大きくなるでしょう。
自動釣銭機を導入すれば、正確に釣銭を計算し患者に渡せるため、会計業務の正確性とスピードが向上し、受付業務の効率化につながります。
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オンライン予約システムを導入する
オンライン予約システムの導入で患者がインターネット上で診察予約を取れるため、電話での予約対応が減り、受付業務の負担が軽減できます。
さらに、予約状況がリアルタイムで把握できるため、予約が均等に調整されてキャンセル対応もスムーズに行えるので便利です。
患者側も24時間365日、好きなタイミングで予約できるため、利便性が向上し、満足度も高まります。
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クリニックの受付業務を効率化する3つのポイント
受付業務を効率化するためには、単にシステムを導入すればいいわけではありません。
ここでは、クリニックの受付業務を効率化するために必要な3つのポイントを紹介します。
- 業務フローを見直す
- スタッフのコミュニケーションを改善する
- 患者視点で考える
業務フローを見直す
まず、受付業務の流れを全体的に見直すことが効率化への第一歩です。
各業務がどのように連携しているか、無駄な手順や作業、時間がかかっている部分はないかなどを洗い出しましょう。
例えば、受付から診察、診察から会計など、ひとつひとつの流れがスムーズではない場合。
どこで滞りが生じているのかを明確にし、必要であれば業務フローの改善や自動化できる箇所を見つけることが大切です。
また、スタッフそれぞれの役割や業務の重複がないかも確認しましょう。
業務フローの見直しは、システムを導入する前提としても有効です。
スタッフのコミュニケーションを改善する
受付業務の効率化に限らず、クリニックの経営を円滑に進めるためにも、スタッフ間のコミュニケーションは非常に重要です。
コミュニケーション不足により「報・連・相」がしっかり行われないと、業務の遅れやミスが生じ、クリニック全体の業務が滞ります。
受付スタッフだけでなく、医師や看護師とも連携を強化し、迅速に情報共有することで業務が効率化されます。
定期的なミーティングを行い、現状の問題点や改善点を共有する機会を設けましょう。
患者視点で考える
クリニックの受付業務を効率化するうえで、患者の視点に立つことを忘れてはいけません。
待ち時間の長さや面倒な手続きなど、患者が感じるストレスや不便さを把握し、それを解消するために何ができるかを考えることが大切です。
例えば、オンライン予約システムやWeb問診票の導入は、体調の優れない患者にとってスムーズな診察のサポートになるため効果的です。
また、院内のディスプレイ表示や待合室のレイアウトを見直すことも利便性を高められる改良策の一つです。
患者の満足度向上から逆算して、いかに効率化できるかを考えましょう。
まとめ：受付業務を効率化してクリニックの経営をスムーズにしよう
受付業務の効率化は、クリニックの経営に大きな影響を与えます。
スタッフの負担軽減はもちろん、患者の満足度向上にもつながります。
本記事で紹介したことを参考に受付業務の効率化を図り、スタッフそれぞれが本来の業務に専念できる環境を整え、クリニックの経営を成功させましょう。
