歯科医院はアポ帳の記載が大切！メリットや効率化するシステムを紹介

歯科医院のアポイントメントは、「紙媒体」「Excel」「支援システム」と3つの媒体で管理できます。

それぞれ一長一短はありますが、アポ帳を活用すれば予約管理や患者数を増やせるなど、多数のメリットが存在します。

この記事では、アポ帳を活用するメリットや、アポ管理を効率化できるおすすめシステム4選をご紹介します。

歯科医院はアポ帳の活用がおすすめ

歯科医院では、アポ帳の活用で患者数を把握できるだけでなく、増やせるメリットもあります。

そもそもアポ帳とは、アポイントメント帳の略で、患者さんの予約日時を管理するためのものです。

現在ではデジタル化が進み、予約管理もシステム上で行えます。しかしそれまでは、紙媒体のアポ帳を使用して予約管理をしていました。

患者さんの来院日時を紙媒体で管理することで、一目でその日の予約状況を把握でき、空き時間のない診療体制を取れます。

適切なスケジュール管理をすることで、運営を円滑にできるだけでなく集患にも生かせるでしょう。

歯科医院でアポ帳を活用するメリット

歯科医院でアポ帳を活用することで、以下のメリットが得られます。

1. 来院患者数の少ない日を把握できる
2. 患者に寄り添った予約時間を提案できる
3. 予約が埋まらない理由を考えられる

一つずつ詳しく解説します。

来院患者数の少ない日を把握できる

まず、来院患者数が少ない日がないかを把握できます。

アポ帳では視覚的に予約状況を確認できるため、曜日・時間帯ごとの患者数が把握しやすくなります。

混みやすい、または空きが多い曜日と時間帯が明確化できれば、その原因を把握しやすく、改善策を立てやすくなるでしょう。

例えば、駅から近いクリニックの場合は、仕事帰りのサラリーマンが来ることが多い傾向にあります。夕方が混みやすいなど、医院の立地によって患者さんの年齢層が異なります。

こういった年齢層と空き時間のデータを活用して、集患対策につなげることも可能です。

患者に寄り添った予約時間を提案できる

アポ帳の活用は、患者さんに寄り添った予約時間の提案も可能になります。

アポ帳により予約の空き状況がすぐにわかるようになるため、患者さんの希望の日時が他の予約で埋まっていたとしてもすぐに他の予約時間を提案できます。

患者さんの性格をみて、患者数が比較的少ない「待ち時間が短くすぐに案内できる日」を提案することもでき、良い印象を与えられるかもしれません。

空いている日を提案することで、予約を埋めることにもつながるため、機会損失の防止効果も期待できるでしょう。

予約が埋まらない理由を考えられる

アポ帳を活用すれば、予約が埋まらない理由の詳細を考えられます。

駅から近い立地なのに夕方以降の時間帯が埋まりにくい場合、上手く集患できていないなど、どこかに原因が潜んでいて患者を集められていない可能性があります。

アポ帳の内容をもとに予約されにくい日時がある場合は、理由を考えて対策を立てる必要があるでしょう。

予約の傾向を把握し、データを分析すれば正しい対策方法を検討しやすくなり、改善にもつなげられます。

歯科医院が紙のアポ帳を使う課題・デメリット

歯科医院において、紙のアポ帳を使うことには課題やデメリットが存在します。

具体的には以下の3点が挙げられます。

1. 情報の検索が面倒
2. 保管場所が必要で紛失の危険もある
3. 書き間違いやダブルブッキングなどのミスが生じる恐れがある

紙のアポ帳は情報の検索が面倒で、問い合わせが入った際に患者さんを長く待たせてしまうという課題があります。

労力がかかり、他の方法と比較しても非効率な方法といえます。

また、保管場所が必要となるため、開院から期間が経てば経つほど場所を圧迫し続けるという点もデメリットの一つです。

さらに紙媒体の場合、どうしても手書きによる記入漏れやミスが発生する恐れがあります。

例えば、「直前の患者さんが予約した日時を書き忘れて、そのあとの患者さんも同じ日時を希望したため同じ日時に2つの予約が入ってしまった」などのミスが想定されます。

紙のアポ帳を使用する場合は、ミスや紛失に細心の注意を払う必要があるでしょう。

歯科医院がExcelでアポ管理する課題・デメリット

Excelでアポ管理をするという方法もあり、紙媒体と比べると効率は良いですが、以下の課題やデメリットもあります。

1. アポ管理用のテンプレートが必要
2. 情報量が多くなると動作が重くなる
3. 打ち間違いが起こりやすい
4. 情報を反映させるにはスタッフ自ら操作する必要がある

まずExcelでアポ管理をするためには、操作できる知識と技術が必要であり、さらにテンプレートを用意しなければなりません。

テンプレートを配布しているサイトはありますが、Excelは膨大なデータを管理するには不向きで、データ量が多くなればなるほど動作が重くなって満足に操作できなくなっていきます。

打ち間違いが起こりやすくなるのもデメリットの一つで、手書きと同様にスタッフ自身の手で操作するため、細かなミスが発生する恐れがあります。

情報を更新する場合も操作が必要なため、手間に感じるスタッフは少なくないかもしれません。

歯科医院はアポ帳代わりに支援システムの利用がおすすめ

歯科医院のアポ管理は、アポ帳を使用する代わりに支援システムを利用するのがおすすめです。その理由は、以下の3点です。

1. 業務を効率化できる
2. キャンセル率の低下につながる
3. 診療サービスの品質を高められる

1つずつ具体的に解説します。

1.業務を効率化できる

支援システムを導入すると予約の管理をシステム上でできるようになり、業務を効率化できます。

アポ帳のデジタル化により、紙媒体で管理する必要がなくなるため、紛失の心配がありません。場所を取る心配もないでしょう。

カルテと連携できるシステムの場合、デジタル化されていれば問い合わせがきた際にカルテを探す必要もありません。

空き状況も一目見てわかりやすいと、患者さんに次回予約の日程の提案をしやすくなります。もたつくことがなくなり、円滑に受付業務を進められます。

2.キャンセル率の低下につながる

支援システムは、キャンセル率低下につなげる機能が搭載されているものが多いです。

予約確認連絡機能として、予約の1日前など予約が近くなった患者に対してメールなどで連絡をしてくれる機能があります。

この機能があれば、予約をしていたことを忘れて自動キャンセルになるということを防げます。自動で送信してくれるため、こちらから連絡を入れる手間もありません。

リマインドメールの送信や一人ひとり直接電話をかけることは、手作業で行っていては時間がかかり、労力も大きいでしょう。

予約確認のためであっても電話は億劫に感じられる患者さんもいるため、自動送信のメール機能は双方にとってメリットが大きいです。

3.診療サービスの品質を高められる

アポ管理をはじめ、さまざまな機能が支援システムでデジタル化・自動化できれば、業務効率化が進められます。診療サービスの品質も高められるでしょう。

業務がひっ迫していて余裕のない状態なら、細かな部分でミスの発生が起こり、満足の行くサービスを提供できない恐れがあります。

しかし、会計や受付業務を効率化できれば、医院全体に余裕が生じて診療サービスの品質も高められると考えられます。

近年では、オンライン診療に対応しているシステムもあります。オンライン診療を取り入れれば、受付や会計の手間が省けてよりスムーズな診療ができるでしょう。

歯科医院向けの支援システムおすすめ4選

ここからは、歯科医院向けの支援システムのおすすめを4選ご紹介します。

クリニッククラウドGR

出典：クリニッククラウド GR | 株式会社ADI.G｜ オフィシャルサイト

クリニッククラウドGRは、歯科業界で初めて、予約「完全自動化」を実現したシステムです。

LINE公式アカウントと連携でき、LINE上でAIチャットボットが対応して予約の受付をしてくれます。
予約をオンラインで自動化できるため、予約受付の手間が軽減されるだけでなく、患者さんにとっても簡単に予約が取れるメリットがあります。

予約率、キャンセル率などのデータを分析しやすい形で表示する機能もあり、経営改善にも活用できるでしょう。

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Dentis歯科業務支援システム

出典：Dentis（デンティス） | 患者とつながる クラウド歯科業務支援システム Dentis（デンティス）

Dentis（デンティス）は、予約受付管理やカルテ作成などの業務をシームレスに実施できる業務支援システムです。

直感的に操作できる画面構成で全てのスタッフが使いやすく、業務の効率化に寄与します。

インターネット環境とPC・タブレットさえあればどこでも操作ができ、受付、各ユニットと複数の場所から操作できるのも魅力です。

カルテ・レセコン機能搭載で、口腔情報や処置情報が一画面内にまとめられており、効率的にカルテを作成できます。

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ApoDent

出典：歯科予約管理システム ApoDent (アポデント) | 低コストで導入可能なクラウド型歯科予約システム

ApoDentは、リアルタイムで情報共有可能な予約管理システムです。

予約状況が常にリアルタイムで更新されて現在の状況がわかりやすいだけでなく、1日、1週間、ユニットごとの表示を切り替え可能でアポイント状況を即座に把握できます。

予約のリマインド機能も備わっており、キャンセル率の低下にも貢献します。

30日間無料トライアルがあるため、どういうシステムかお試しで使用してみたいという場合にもおすすめです。

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Ciイージーアポ

出典：Ciイージーアポ｜歯愛メディカルの歯科医院向けクラウド型予約システム

Ciイージーアポは、歯科医院目線で作られたクラウド型予約システムです。

費用の安さと機能の充実度が魅力で、月額費用は2,178円からとコスパに優れています。

一般的なカレンダーアプリのような見た目のアポ帳画面で、誰もが使用したことがあるような画面構成のため直感的に操作がしやすいです。

キャンセル対策に、リマインド機能も備わっているため、うっかり忘れでの予約キャンセルを防止できます。

通知はLINEやメール、SMSの3種類から選べ、患者さんごとに指定が可能です。

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まとめ：歯科医院のアポ帳をデジタル化して集患数を伸ばそう

歯科医院のアポ帳は紙媒体で管理するよりも、デジタル化したほうが業務効率化につながるなどの多数のメリットがあります。

紙の場合はどうしても記入漏れや書き間違えなどのミスが発生する恐れもあります。そこでデジタル化すれば、自動でシステムで管理してくれるため、ミスの防止にも効果的です。

予約が埋まらない原因を分析することもできるため、集患対策にもつながり運営改善もできるかもしれません。

アポ帳を紙媒体で管理している場合は、支援システムを導入して集患数を伸ばすなどの対策を検討してみてください。