受付システムおすすめ13選！メリットや種類、医療機関のおすすめ製品など解説

「受付システムが気になっているけど、どのようなメリットがあるのだろう……」という悩みを抱えていませんか？

受付システムは、受付業務の効率を高められるため、さまざまな企業や医療機関におすすめです。人件費やコスト削減が図れるほか、セキュリティ強化に役立ちます。

しかし、受付システムは、さまざまな企業がサービスを提供しているため、どのように選べばよいかわからず迷ってしまう方も多いです。

そこで、本記事ではおすすめの受付システムや、選び方、メリットについて解説します。受付システムが気になっている方は、参考にしてみてください。

受付システムとは？

受付システムは、来訪者や顧客などが企業・施設に訪れた際に、受付業務を効率的に行えるサービスです。従来の有人受付に変わり、タブレット端末やPC、専用端末などを使い、無人でも受付対応できます。

受付システムの中には、来訪者の受付登録だけでなく、担当者への通知や入退館の記録機能なども備わっています。

さまざまなシーンで活躍してくれるため、多くの企業・施設に受付システムはおすすめです。

受付システムを導入する6つのメリット

受付システムを導入するメリットは、6つあります。

1. 業務効率を向上できる
2. 人件費・運用コストを削減できる
3. セキュリティを強化できる
4. 来訪者の満足度向上が図れる
5. 感染症対策が行える
6. データ活用と分析ができる

それぞれのメリットについて解説します。

業務効率を向上できる

受付システムを導入するメリットとして、業務効率の向上があげられます。受付スタッフによる手動対応が不要となり、他の業務に集中できるため、生産性が向上しやすいでしょう。

たとえば、受付システムを導入していると、来訪者がiPadで情報を入力し、担当者に自動で通知が届きます。

手書きの受付票とは異なり、名簿作成などの事務作業や報告書作成の負担を削減できるため、多くの方におすすめです。

人件費・運用コストを削減できる

人件費・運用コストが削減できるという点は、受付システムを導入するメリットです。有人の場合は受付スタッフが必要になり、人員配置によるコストが発生してしまいます。

しかし、受付システムを導入していると、人員を配置する必要がないため、コストが下がりやすいです。

また、イベント会場等で臨時のスタッフを手配し、交通費や宿泊費を支払う必要がありません。人件費や運用コストを削減できるため、多くの企業・施設におすすめです。

セキュリティを強化できる

受付システムを導入すると、セキュリティを強化できます。

来訪者の情報を記録・管理できるため、不審者の侵入防止や入退館履歴の把握が可能です。

顔認証やIDチェック機能で本人確認が可能なシステムもあるので、セキュリティ強化を図りたいときは受付システムの導入を検討してみてください。

来訪者の満足度向上が図れる

受付システムは、来訪者の満足度向上も図れます。受付システムを導入することにより、来訪者を待たせることなく受付が可能です。

具体例をあげると、来訪者に対して誰に会いに来たのかを聞く手間が省けます。

ほかにも、多言語対応機能が備わっている場合、外国人来訪者に対してもストレスなく受付できます。

来訪者の満足度を向上させ、好印象を与えられるため、受付システムは多くの企業、施設におすすめです。

感染症対策が行える

感染症対策が行える点は、受付システムを導入するメリットです。受付システムは人員を配置する必要がないため、非接触で受付が可能です。

対面対応を減らすことで、感染リスクを軽減できるでしょう。

感染症対策を徹底したい場合は、タッチレスの顔認証や、QRコード読み取りによる受付システムがおすすめです。

データ活用と分析ができる

受付システムを導入すると、データ活用と分析ができる点がメリットです。来訪者の情報を蓄積でき、経営や業務改善に役立つ情報を可視化・分析できます。

具体例をあげると、どの部署に来訪者が多いのか、どの時間帯が込みやすいのかを分析し、事前に対応しておくことが可能です。

リピーターの把握や顧客傾向の分析に活躍してくれるため、受付システムの導入を検討してみてください。

受付システムの種類

受付システムの種類は、3つあります。

1. 手軽に受付システムを導入できるタイプ
2. 業務効率化もできるタイプ
3. 入退室管理向きタイプ

それぞれのシステムの特徴について解説します。

手軽に受付システムを導入できるタイプ

手軽に受付システムを導入できるタイプは、ほかの種類と比べて初期費用が安く、シンプルな機能に特化しています。

たとえば、小規模オフィスやスタートアップ企業、少人数の事業所向きです。

iPadなどのタブレットや、PCがあればすぐに導入できます。

担当者への通知や、訪問者情報の記録など、基本的な機能が中心です。

業務効率化もできるタイプ

業務効率化もできるタイプは、受付だけでなく、来訪者管理や分析など、さまざまな機能を搭載しているタイプです。

たとえば、受付記録や日報作成、自動メール送信機能などが搭載されている場合があります。

また、業務フロー全体の改善が図れるため、社内全体の業務効率を向上させやすいです。

受付に関する機能とあわせて、さまざまな機能を活用したい方は、業務効率化に特化した受付システムをチェックしましょう。

入退室管理向きタイプ

受付システムの中には、入退室管理にも長けているサービスもあります。

具体例をあげると、受付だけでなく、ドアの解錠や入退室ログの管理などを一括で行うことが可能です。たとえば、ICカードやスマホを使ってドアの開閉管理を行い、受付対応もできるシステムもあります。

セキュリティが重視される施設や医療機関は、入退室管理向けサービスがおすすめです。

受付システムの費用相場

受付システムは、備わっている機能や規模によって変わりますが、一般的には10万円程度です。

初期費用の費用相場が0～10万円、月額費用が3,000～30,000円程度が相場となっています。たとえば、使用できる機能が多くなるほど、初期費用や毎月の費用が高くなりやすいです。

少しでも導入コストを抑えたい場合は、必要な機能を見極め、受付システムのキャンペーンなどを活用すると良いでしょう。

受付システムを選ぶ際に意識したい7つのポイント

受付システムを選ぶ際に意識したいポイントは、7つあります。

1. 自社の業務フローとの適合性
2. 操作のしやすさ
3. セキュリティ・ログ管理
4. 通知・連携機能の充実
5. 導入・運用コスト
6. 拡張性・カスタマイズ性
7. クラウド型かオンプレミス型か

それぞれの選び方について解説します。

自社の業務フローとの適合性

受付システムを選ぶ際には、自社の業務フローとの適合性を確認しましょう。受付システムを導入したものの、自社の来訪対応プロセスに合わない場合は、業務負担が増えてしまう可能性があります。

たとえば、来訪前に受付予約を取ってもらうフローがある場合は、事前予約機能が備わった受付システムが良いでしょう。

ほかにも、頻繁に荷物を受け取る場合、宅配・荷物受付機能があると、業務効率化を図れます。そのため、受付システムを選ぶ際には、自社の業務フローとの適合性を確認してみてください。

操作のしやすさ

受付システムを選ぶときは、操作のしやすさも重要なポイントです。受付システムの操作が難しい場合は、来訪者が扱いにくく、不満を抱かれる可能性があります。

直感的に操作ができるUIのシステムであれば、誰でも利用しやすいでしょう。

短時間で操作を終わらせたい場合は、QRコード受付やワンタップ受付機能などが備わっている受付システムがおすすめです。

セキュリティ・ログ管理

受付システムを選ぶときは、セキュリティ・ログ管理機能をチェックしましょう。

たとえば、入退室履歴を残すと、トラブルが発生した際にも迅速に対応できます。また、来訪者の情報を適切に保護できる仕組みがあると、情報漏洩を防ぎやすいでしょう。

通知・連携機能の充実

受付システムを選ぶときは、通知・連携機能が充実しているか確認しましょう。社内の業務ツールと連携できると、通知や連絡がよりスムーズになります。

たとえば、Googleカレンダーと連携できると、予定と連動して通知が届くため、来客対応しやすいです。

来訪者を待たせない状態を作るためにも、通知・連携機能は重要です。

導入・運用コスト

導入・運用コストは、受付システムを選ぶ際に意識したいポイントです。

受付システムは、初期費用や月額利用料、運用コストなど、さまざまな費用が・運用コストが発生します。

搭載されている機能やサービスによって費用が異なるため、必要な機能を事前に振り返っておくと、導入・運用コストが必要以上にかかってしまう心配が少ないです。

拡張性・カスタマイズ性

受付システムを選ぶときは、拡張性やカスタマイズ性をチェックしましょう。

たとえば、拡張機能が備わっていると、社内で使用しているシステム・ツールと連携させて、受付業務以外の効率化を図ることも可能です。

ほかにも、カスタマイズ性能が優れていると、来訪者の情報を記録する際に、残しておきたい情報や項目を増やせます。

利便性につながるため、受付システムを選ぶときは拡張性やカスタマイズ性に注目しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

受付システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型は、短期間で導入・運用したいと考えている方におすすめです。オンプロミス型は、社内にサーバーを設置する運用方法で、カスタマイズの自由度が高く、通信環境に依存しない点が魅力となっています。

とくに、クラウド型はとオンプレミス型は、初期導入費用やランニングコストが大きく変わるため、入念に確認すると良いでしょう。

おすすめの受付システム9選

さまざまな企業、施設におすすめの受付システムは、以下の9社です。

1. Smart at reception
2. ラクネコ
3. アイタッチ＋
4. iPadらいきゃくん
5. EASY-RING
6. workhub Reception
7. Acall
8. MOT受付システム
9. moreReception

それぞれの特徴について解説します。

1.Smart at reception

Smart at receptionは、クラウド型のiPad受付システムです。企業や施設の受付にiPadを設置するだけでよく、低コストかつ短期間で導入できる点が大きなメリットです。

また、来訪者が企業や施設に訪れた際に、担当者にメールや電話、チャットなどのさまざまな方法で連絡できます。

さらに、複数の連絡方法も併用できるため、来訪者が訪れた際にはわかりやすいでしょう。

事前に発行されたQRコードをかざすだけの簡単操作で受付が完了するため、感染リスクを低減させたい方にも向いています。

Smart at receptionの詳細はこちら

2.ラクネコ

ラクネコは、30日間の無料トライアルがあるため、実際に使用してから本格的に導入するか検討できる受付システムです。

利用人数に応じた料金プランとなっているので、必要以上に運用コストがかかってしまう状態を防げます。

カレンダーアプリと連携可能となっており、QRコードや自動メールから受付に必要な情報を送れます。

受付機能だけでなく、情報管理やセキュリティに関する機能も搭載されているため、業務の効率化を図りやすいです。

ラクネコの詳細はこちら

3.アイタッチ＋

アイタッチ＋は、シンプルな操作性で扱いやすい点が魅力の受付システムです。

来訪者が、iPadに表示された情報をタッチするだけで、内線や外線を呼び出せます。

また、来訪者が入館時に顔写真が表示されるほか、来訪履歴を簡単に確認できる点も魅力です。

受付端末の画面デザインは変更でき、企業イメージに合わせて変えられます。使いやすさや、企業イメージを大切したい方に向いているでしょう。

3.アイタッチ＋の詳細はこちら

4.iPadらいきゃくん

iPadらいきゃくんは、ワンクリックで来訪者から担当者への通知が可能な利便性に優れている受付システムです。

通知が届いた際に、担当者のデスクトップ上にポップアップで表示されます。

担当者は画面に表示されるポップアップから「対応できる」か「対応できない」を選択するだけなので、業務中の手が止まってしまう状態を防げます。

シンプルな操作性となっているため、ITリテラシーに左右されない点も魅力です。

iPadらいきゃくんの詳細はこちら

5.EASY-RING

EASY-RINGは、工事不要で、最短2日間で導入できる受付システムです。来訪者があった際に不在だったときは、スマホに情報が転送される設定ができます。

また、固定電話やIP電話がなくても、Web上で対応できるビデオ通話も可能なので、直接コミュニケーションを取ることができやすいです。

管理画面で訪問履歴を確認できるため、誰が来たのか確認したい方にも向いているでしょう。

EASY-RINGの詳細はこちら

6.workhub Reception

workhub Receptionは、来訪者がQRコードをかざすだけで簡単にチェックインできる受付システムです。

月額3,000円から利用することができるため、リーズナブルな価格が魅力となっています。またチャットツールを使って来訪通知ができるほか、来訪者履歴もしっかりとログ管理できます。

受付から顔が見えるビデオ通話も可能なので、相手とコミュニケーションも取りやすいです。

workhub Receptionの詳細はこちら

7.Acall

Acallは、直感的なUIで使いやすさに優れている受付システムです。iPadを使って受付を行うことが可能で、入退館管理機能も備わっています。

使用しているチャットツールと連携ができ、来訪があった際にわかりやすいです。

また、企業や来訪者のニーズに合ったレイアウトにカスタマイズすることができるため、企業イメージまたは来訪者からの印象を大切にしたい方に向いているでしょう。

Acallの詳細はこちら

8.MOT受付システム

MOT受付システムは、受付機能だけでなく、勤怠管理機能も備わっているサービスです。社員の勤怠管理も自動化できるため、事務の業務負担を減らせます。

テレワークやフリーアドレスにも対応しており、場所を選ばずに働くことが可能です。入退館記録のデジタル化もでき、オフィスのIT化・セキュリティ向上にも役立ちます。

表示言語も選択できるため、海外の来訪者が多い企業・施設にも向いているでしょう。

MOT受付システムの詳細はこちら

9.moreReception

moreReceptionは、来訪情報を登録し、来訪者にQRコードを送信して、端末にかざしてもらうだけの、シンプルな受付システムです。

内線やメール、ビジネスチャットなどのさまざまなツールと連携可能で、来訪者の情報をスピーティーに把握できます。

また、受付情報だけでなく、入退館記録を一元管理できるため、どのような方が良く来訪されるか確認できます。

筐体のラインナップも充実しており、スペースやオフィスの雰囲気に合わせて設置しやすいでしょう。

moreReceptionの詳細はこちら

【医療機関向け】おすすめの受付システム4選

医療機関におすすめの受付システムは、以下の4社です。

1. RECEPTIONIST
2. ドクターキューブ
3. Airウェイト
4. 診療予約2025

それぞれの特徴について解説します。

1.RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、事前に発行したQR受付コードをiPadにかざすだけで受付できる受付システムです。

患者が受付で並ぶことなく、ストレスのない受付対応が可能です。

また、入退館記録を自動でクラウド保存可能で、どの年齢層が訪れることが多いのか分析しやすいでしょう。

さまざまな外部ツールと連携できるため、業務の効率化を図りたい方に向いています。

RECEPTIONISTの詳細はこちら

2.ドクターキューブ

ドクターキューブは、6,000件以上の導入実績がある受付システムです。さまざまな科目に対応しており、診療状況の確認ができるため、院外で待機できます。

また、Web予約時に発熱の有無などの簡易検査機能が備わっており、状況に合わせて予約時間帯を分けることが可能です。

患者の診察券はスマホで表示されるため、診察券の受け渡しがなく、感染防止対策に役立ちます。

ドクターキューブの詳細はこちら

3.Airウェイト

Airウェイトは、受付後の患者をメールやLINEで呼び出しできる受付管理システムです。呼出番号ディスプレイで順番待ちを可視化できるため、来院者のストレスを軽減しやすいでしょう。

また、シンプルな画面なので、ITリテラシーが低い方でも直感的に操作できます。iPadやプリンターがあれば、初期費用が無料で導入できる点も魅力です。

Airウェイトの詳細はこちら

4.診療予約2025

診療予約2025は、シンプルかつ扱いやすさにこだわった受付システムです。

患者は自分の順番や診療開始予定時刻がわかるため、待ち時間によるストレスを軽減できます。

また、院内で待たなくても、もうすぐ診察お知らせメールが受付システムから自動送信されるため、患者は安心して使用できます。

院内の待ち時間を短縮できるため、感染症予防対策としても活躍してくれるでしょう。

診療予約2025の詳細はこちら

まとめ：受付システムで業務効率を高めよう！

受付システムを活用すると、業務効率を向上させられるほか、従業員の負担を軽減できます。

多くの受付システムはシンプルかつ扱いやすいですが、必要に応じて搭載されている機能をチェックすると良いでしょう。

感染症対策や来院者の満足度向上につながるため、受付システムが気になっている方は本記事でご紹介した選び方やおすすめサービスを参考にしてみてください。