クリニックが順番予約システムを導入するメリットとは？導入の悩みを解決！

多くのクリニックでは、患者の待ち時間や受付業務の負担を減らすために、事前に来院予約をおこないます。
しかし、急患の対応や診療内容による所要時間の違いなどにより、予約していても院内混雑が免れず予約方法に悩むクリニックの経営者は多いのではないでしょうか。

クリニックでは待ち時間を減らしながらも多くの患者を診察でき、混雑を分散させられる順番制の予約システムがあります。

本記事ではクリニックが順番予約システムを導入するメリットを解説します。
導入を検討すべきクリニックの特徴やおすすめの予約システムを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

クリニックにおける順番予約とは

順番予約とは、予約の先着順に整理番号を配布する方法です。来院時に受付で整理券を発行し、番号順に診察をおこないます。
銀行や役所窓口でも採用されているシステムであり、自分の前に何人待っているのかを把握できます。近年ではクリニックでの導入例も増え、来院せずオンライン上で予約するサービスも普及しています。

順番予約システムを導入するべきクリニックとは？

順番予約システムを導入するべきクリニックの特徴は次のとおりです。

• 来院数が多い
• 診療時間がおよそ一定
• 急患対応が比較的少ない

それぞれ解説するので、自院が当てはまるか内容を確認してみてください。

来院数が多い

順番予約システムは、1日で多くの患者を診察できる特徴があります。
時間に縛りがなく、前の患者の診察が終わり次第次の患者を診察でき、多くの患者を効率的に診れます。特に来院数が多い皮膚科や小児科、耳鼻科などにおすすめです。

診療時間がおよそ一定

順番制予約は診察の回転率が重要になるため、診察に長時間要する検査や健診での予約は向かないでしょう。
数分程度の問診や投薬、注射などの簡単な処置のみをおこなう診療内容が、順番制予約システムの導入に適しています。

急患対応が比較的少ない

一般的に発券された整理番号は院内掲示やオンライン上に掲載されるため、患者は順番が近づけば呼ばれると認識します。しかし、番号が進まなかったり、飛ばされたりすると不満を募らせる原因になります。

たとえば妊婦の体調が変化しやすい産科や救急患者を多く引き受ける病院では、予約していた患者の診察時間がずれ、待ち時間が長くなるケースがあるでしょう。

クリニックが順番予約システムを導入するメリット5つ

クリニックが順番予約システムを導入すると次のメリットがあげられます。

1. 順番予約の仕組みが明瞭になる
2. 院内で待つ時間が削減できる
3. 平等性を保てる
4. 受付業務の効率化になる
5. 導入コストが抑えられる

それぞれ解説するので、内容を確認してみてください

順番予約の仕組みが明瞭になる

先着順に整理番号が発行され呼ばれる仕組みなら誰でもわかりやすい点がメリットとして挙げられます。

自分の番号が近づけばすぐに診察してもらえると認識でき、前にどれくらいの待ち人数がいるのかも把握できるため、診察までの順番や時間がわかりやすくなります。

子どもや外国人が来院する機会の多いクリニックでも、番号順に診察すればわかりやすくなるでしょう。

院内で待つ時間が削減できる

自分の番号が近づいてから来院すればよいため、患者は院内で待つ必要がありません。
順番予約システムには、来院後にメールや専用の呼び出しベルで順番を通知したり、オンライン上にリアルタイムで診察の進行具合を表示できるものもあります。
整理番号を発行してから診察までの時間を有効活用できるのは患者側のメリットです。

また、クリニック側も院内混雑を減らせるため、入場制限しなくても感染症の蔓延防止に効果があります

平等性を保てる

先着順に診察する仕組みであるため待ち時間が平等になり、患者に不満を与える可能性が低くなります。
患者は先着順に予約をおこない、来院した順番で番号を発券するため、予約時間や来院時間が遅くなった患者も自分が待たされることに了承してくれるでしょう。

患者により診療時間が少し伸びても「順番であるため仕方ない」と納得しやすいといえます。

受付業務の効率化になる

従来電話や会計時に受付窓口で予約を受けることが当たり前でしたが、予約システムは患者自身が発券機やオンライン上で予約します。
予約を受けるのみならず、キャンセルや変更の手間も軽減でき、ほかの業務に手が回るようになるでしょう。

また、電子カルテとの連動やクレジット決済を導入すると、患者のデータ管理や会計業務、経理管理も効率的になります。
業務の効率化にともない院内サービスの質の向上が見込まれ、患者の満足度が高くなり新規顧客の獲得にもつながるでしょう。

導入コストが抑えられる

来院時に整理番号を発券する仕組みでは、導入コストが抑えられます。
発券機や院内掲示用のパネルへのコストは必要ですが、比較的安価に導入できるものも多くあります。

またオンライン上で予約するシステムも、時間枠の設定や医師の指名設定などの必要がなく、高額になりがちなカスタマイズ費用が不要な場合があるでしょう。

クリニックが順番予約を導入するデメリット4つ

クリニックが順番予約を導入するには次のデメリットも理解しましょう。

1. 何時に受診できるか不明瞭
2. 順番が来ても来院がない場合の対応が大変
3. 順番予約の周知が必要
4. 他システムの併用が不可欠な場合も

マイナス面も把握し導入すべきか検討してください。

何時に受診できるか不明瞭

先着順に診察されるため、何時に受診できるかわかりにくい点がデメリットになるでしょう。
とくに後半の番号の患者は、他患者の診察の進行状況が読みにくい特徴があります。
長時間待つケースや予想以上に早く診察が進み、順番に間に合わない可能性も考えられます。

順番が来ても来院がない場合の対応が大変

診察時間が決まっていないため、患者により順番が来ても来院がない場合があります。
一般的に来院していない患者の番号を飛ばして次の患者を診察する場合が多いですが、番号通りの診察ができず対応に困るでしょう。

順番を抜かした患者が遅れて来院したとき、どのタイミングで診察すべきか迷うだけでなく、待合室で待機している患者からのクレームにつながる恐れもあります。

順番予約の周知が必要

クリニックは従来予約せずに利用する患者が多く、予約システムの周知に時間を要する必要が考えられます。
来院時に整理番号を発券するシステムでは再診の患者は迷いにくいですが、オンライン上の予約システムを活用する場合は、インターネット利用に慣れない患者もいるでしょう。

システムの使い方の説明、使いこなせない患者の対応で受付業務の負担が増えることもあります。
システムを導入しても活用されなければ無駄な経費になりかねません。

他システムの併用が不可欠な場合も

診察内容によっては、事前検査や時間を要する処置が必要な患者もいます。
また患者の体調が悪い場合など早く診察すべき患者も順番を待たなければいけません。

予約時に病状を把握できる問診サービスや医師の指名、時間枠の設定など、クリニックの特徴にあわせてほかのシステムと併用しましょう。

要注意！順番予約システムにはオンライン完結型と来院型がある

順番予約システムにはオンライン完結型と来院型があるため、導入時はどちらが自院に適しているか検討しましょう。
それぞれの順番予約システムでおすすめのサービスを紹介します。

オンライン完結型の順番予約システム

オンライン完結型の順番予約システムのおすすめは、次の3つです。

1. ウィーメックス株式会社の「Airウエイト」
2. 株式会社メディカルフォース「medicalforce」
3. PUGZ web designの「FAST LIST」

それぞれの特徴を比較し検討してみてください。

ウィーメックス株式会社の「Airウエイト」

Airウエイトは、受付や順番待ちの管理システムで、院内混雑の緩和や長い待ち時間の軽減につながります。

操作が簡単であり、患者は発券機で番号券をもらうと予約できる仕組みです。
月額プランを登録すればオンライン上で予約を受け付けられ、待合室で長時間待機する必要がなく、患者の満足度向上につながるでしょう。

費用がかさむ高額な専用機材を導入する必要性がなく、初期費用がかからないため導入しやすいシステムです。
フリープランで使用勝手を試してから本格的に導入を検討するのもよいでしょう。
トラブル時のサポートが充実している点も、安心して運用できるポイントです。

株式会社メディカルフォース「medicalforce」

medicalforceは、オンラインでの予約システムはもちろん、電子カルテやデジタル問診、カルテと連動した会計システム、在庫管理など院内の業務すべてを一括でおこなえるサービスです。患者は普段から使い慣れたLINEから予約でき、予約のリマインドや過去予約の履歴も確認できます。

クリニック側も、医師や機器の紐づけをした予約枠、予約の内容別でのカレンダー管理、予約内容からの見積書の発行がおこなえます。
事前問診でスムーズな診察ができるため顧客満足度の向上につながり、クリニックのサービスの質も高まるでしょう。

PUGZ web designの「FAST LIST」

FAST LISTは、予約に不慣れな患者でも操作しやすいようシンプルな構成の予約画面が特徴のシステムです。
専用のアプリケーションや会員登録の必要もなく、患者の使いやすさに特化しています。

また、順番予約システムで懸念されがちな急患や遅れてきた患者への対応ができる機能の搭載が特徴的です。
急患モードでは急患時にほかの患者に待たせる旨をメールや院内モニターで周知できます。

呼ばれたとき院内にいなく遅れてきた患者への対応は、次にどのタイミングで診察するかを選択できます。
遅刻患者の順番とすでに待機している患者の順番の入れ替えがスムーズにおこなえるため、クレームにつながりにくいでしょう。

来院型の順番予約システムは株式会社シンリョウの「まちみる」

まちみるは、来院型の順番予約システムです。患者は来院した際に受付ボタンを押せばよく、操作性が簡単でわかりやすい特徴があります。
クリニック側も呼出ボタンを押すことで運用でき、パソコン操作が苦手と感じることなく利用できるでしょう。

パソコンやタブレット端末は所有物を使用でき、専用のプリンターのみの導入でよいため初期費用を安価に抑えられます。
リアルタイムに順番を表示できる院内モニターは、患者が必要な情報を提供したり、院内で販売する商品のPRができる点もメリットです。

安価に導入したい、インターネット操作に慣れない高齢患者が多いという病院やクリニックでの導入がおすすめです。

まとめ：クリニックは医療スタイルにあった順番予約システムを導入しよう

順番制予約は、順番通りに診察する誰でもわかりやすい仕組みであり、患者の待ち時間を平等にできるため、不満やクレームにつながりにくい特徴があります。

また受付の予約業務や電子カルテやクレジット決済との連動で、業務の効率化を図ることも期待されます。

順番予約システムを導入し上手く活用していくには、医療スタイルにあった仕組みのサービスの比較、検討が重要です。
さまざまな予約システムの特徴を把握し順番予約システムを導入しましょう。