「遠隔医療事務サービスは、具体的にどのようなサービスなんだろう……」
「遠隔医療事務サービスを導入するメリットを知りたい……」
遠隔医療事務サービスは、医療機関から離れた場所で算定業務などを代行で行ってもらうサービスです。
人件費の削減や、業務効率化を実現してくれるため、多くの医療機関から注目を集めています。
一方で、遠隔医療事務サービスは導入に一定期間かかったり、情報共有などのミスが起きてしまったりする可能性があるため、注意点を把握しておくことが重要です。
そこで本記事では、遠隔医療事務サービスとはどのようなサービスなのか、導入するメリットや注意点などを解説します。
医療事務代行サービスとの違いや、遠隔医療事務サービスを選ぶ際に意識したいポイントを含めて紹介しているので、参考にしてみてください。
この記事の内容
遠隔医療事務サービスとは？
遠隔医療事務サービスとは、医療機関で実施している医療事務業務を、外部拠点からオンラインで代行するサービスです。
たとえば、レセプト業務やカルテ・データ管理業務などを代わりに対応してもらえます。
事務スタッフを増やさずに対応が可能なため、人件費の削減や職員の感染リスクの低減が期待できます。医療事務の人手不足問題を解消できるので、多くの医療機関から注目を集めているサービスです。
遠隔医療事務サービスと医療事務代行サービスとの違い
遠隔医療事務サービスと医療事務代行サービスは、「業務をどこで」「どのように行うか」に違いがあります。
| サービスの種類 | 業務をする場所 | 業務方法 |
|---|---|---|
| 遠隔医療事務サービス | 遠隔センターまたは在宅 | オンライン接続を行い遠隔で業務を実施 |
| 医療事務代行サービス | 病院やクリニックの院内 | 依頼した病院やクリニックで作業を行う |
遠隔医療事務サービスは、遠隔センターまたは在宅などの医療機関外から業務を行います。
電子カルテやレセコンのサーバーにオンラインで接続し、業務を遠隔で実施してもらうサービスです。
一方医療事務代行サービスは、依頼した病院・クリニックに職員を派遣してもらい作業を行う方法になります。
外部との接続におけるネット環境やセキュリティ体制を気にする必要がなく、比較的導入しやすい点がメリットです。
また、人材を病院やクリニックに派遣して対応するため、わからない点がある場合は、職員に直接質問してノウハウを蓄積できます。
それぞれ作業場所や方法が異なるので、自院の環境や希望に合わせて選ぶと良いでしょう。
遠隔医療事務サービスで対応可能な業務
遠隔医療事務サービスで対応可能な業務は、主に3つあります。
- 月次レセプト業務（診療報酬請求業務）
- 日次会計業務（患者負担金計算業務）
- アドバイザリー業務（査定・増点対策）
それぞれの業務内容について解説します。
月次レセプト業務（診療報酬請求業務）
遠隔医療事務サービスの対応業務として、医療機関が行った診療内容をもとに、保険者へ請求する月次レセプト業務が挙げられます。
主に、クラウド型の電子カルテやレセコンを使い、リモートで対応してもらいます。
具体的には、診療行為を点数化したり、入力漏れや誤りがないかなどをチェックしてもらったりすることが可能です。
医師やスタッフが診療に専念できるように、診療報酬請求事務をプロが遠隔でカバーしてくれるため、人手不足に陥っている医療機関におすすめです。
日次会計業務（患者負担金計算業務）
遠隔医療事務サービスは、診療終了後に患者の負担額を正確に計算する日次会計業務も対応してもらえます。リアルタイムに診療内容を確認し、負担割合に応じた金額を算出してもらうことが可能です。
現地プリンターに請求書を出力してもらい、現地スタッフが窓口で金額を提示して患者に支払いをしてもらう流れになります。
ミスの多い会計計算を専門家が担当してくれるため、未収や過不足を防ぎやすい点が魅力です。
アドバイザリー業務（査定・増点対策）
請求内容が査定されないようにアドバイスをしたり、適切に増点できる部分を提案したりするアドバイザリー業務も遠隔医療事務サービスの一つです。
たとえば、査定が続いている診療行為がある場合は、算定方法の修正を提案してもらったり、再審査請求の助言を受けることもできます。
また、医師やスタッフに向けた勉強会の開催支援やマニュアル作成のサポートなども受けられるので、院内のスキルアップが図れます。
単なる事務処理ではなく、診療報酬を正しく最大化できるサポートをしてもらうことが可能です。
遠隔医療事務サービスを選ぶ際に意識したいポイント
遠隔医療事務サービスを選ぶ際に意識したいポイントは、主に7つあります。
- レセプト精度の高さ
- 実績の豊富さ
- セキュリティ体制
- 自院のシステムとの連携性
- 対応可能な業務範囲
- サポート体制・連絡の取りやすさ
- コストの透明性
それぞれのポイントについて解説します。
レセプト精度の高さ
遠隔医療事務サービスは、レセプト精度の高さに注目して選ぶようにしましょう。
レセプトの誤りは、診療報酬の減収に直結します。たとえば、同じ業務を依頼しても、査定率が1％未満の会社と、それを超える会社では、収益に大きな差が出ます。
また、レセプト病名追加などの査定対策に留まらず、カルテから点数になる項目を拾い上げてくれたり、実際の査定状況に応じた柔軟な対応・アドバイスをしてくれたりすることで、レセプトの精度が向上します。
レセプトの精度向上は最終的に収益の安定化につながるため、遠隔医療事務サービスを選ぶ際にはレセプト精度の高さやアドバイスの有無などに注目してみてください。
実績の豊富さ
実績の豊富さは、遠隔医療事務サービスを選ぶ際に重要なポイントです。医療科目や地域ごとに審査の状況が異なるため、実績の幅があるほど安心できます。
たとえば、内科や外科だけではなく、小児科や婦人科、透析などの専門診療科の多様な対応実績があると、状況に合わせて柔軟に対応してもらいやすいです。
また、導入件数や継続率などの実績が公開されていると、会社の信頼性が高いです。
遠隔医療事務サービスを選ぶときは、自院の地域、診療科の実績があるか確認すると良いでしょう。
セキュリティ体制
医療事務は、患者の氏名や診療内容をはじめとした医療機密・個人情報を取り扱うため、情報漏洩は避ける必要があります。
そのため、遠隔医療事務サービスを利用する際には、セキュリティ体制が万全であるか確認しましょう。
具体的には、ISO27001（情報セキュリティマネジメント）やPマーク取得していたり、VPN接続・二段階認証などのセキュリティ対策が整っていたりすると、安心できます。
また、万が一に備えて、情報漏洩が起きた際に、どのような補償体制があるのか確認するのもおすすめです。
自院のシステムとの連携性
遠隔医療事務サービスを選ぶときは、自院のシステムとの連携性にも注目しましょう。
たとえば、使っている電子カルテやレセコンと相性が悪いと、余計な手間やトラブルが発生してしまう可能性があります。
とくに、遠隔医療事務サービスを提供する会社が指定する電子カルテではないと、対応できないなどの制限が出る場合もあります。
そのため、遠隔医療事務サービスを選ぶ際に、自院の電子カルテやレセコンが対応できるか確認しましょう。
対応可能な業務範囲
対応可能な業務範囲は、遠隔医療事務サービスを選ぶときの重要なポイントです。代行できる業務が限られていると、院内スタッフの負担が少ししか減らないということがあります。
具体例を挙げると、遠隔医療事務サービスでも、レセプトチェックだけの場合は、院内スタッフの負担を少ししか軽減できません。
しかし、レセプトチェックに合わせて作成・修正、日次会計業務まで幅広く対応してくれると、院内スタッフの業務負担を減らしやすいでしょう。
また、カルテのオーダリングをレセプトに転記するだけでなく、カルテに記載されていない行為の漏れを指摘してもらったり、算定可能の可能性がある項目などのアドバイスがあったりすると安心して任せられます。
必要な業務を任せられるか確認しておくと、自院に合った遠隔医療事務サービスを選べます。
サポート体制・連絡の取りやすさ
遠隔医療事務サービスを選ぶ際には、サポート体制や連絡の取りやすさに注目しましょう。サポート体制や連絡の取りやすさが整っていると、トラブルが起きた際にすぐに相談できます。
たとえば、複数の担当者が対応してくれるサービスであれば、「担当者の休みによる連絡ができない状況」を減らすことが可能です。
また、年中無休などの常に対応してくれるサービスだと、聞きたいことがあるときに連絡がつきやすいです。
加えて、チャットやメールのみではなく、電話対応が可能であると、急いでトラブルを解決したいときにも安心できます。
そのため、遠隔医療事務サービスを選ぶときは、サポート体制や連絡の取りやすさをチェックしましょう。
コストの透明性
コストの透明性は、遠隔医療事務サービスを選ぶ際に重要なポイントです。
たとえば、従量課金制であっても、レセプト件数に応じた料金なのか、患者の実日数ベースなのかによって金額が変わります。
場合によっては、病名追加や点検、オンライン請求は別料金であったり、稼働時間や曜日によってプラスして料金がかかる可能性もあります。
料金体系の具体性が欠けていると、必要以上にコストがかかってしまい、経営するうえでの負担になりやすいです。
そのため、料金体系は入念に確認しましょう。
遠隔医療事務サービスを導入するメリット
遠隔医療事務サービスを導入するメリットは、主に6つあります。
- 医療機関の人手不足を補える
- 人件費などのコスト削減を図れる
- 診療報酬改定へ迅速に対応できる
- 医師・看護師・医療事務員がより重要な業務に集中できる
- 査定や返戻が減少し事務負担を軽減できる
- 在宅診療のような専門性の高い医事業務も委託できる
それぞれのメリットについて解説します。
医療機関の人手不足を補える
遠隔医療事務サービスは、医療機関の人手不足を補える点が大きなメリットです。
近年は、求人を出しても応募が来ない、適正な人材に巡り会えていないケースも少なくありません。
実際に厚生労働省が公表している調査では、勤務年数が5年未満の事務職員が医療事務に従事している割合は、病院（300床未満）は37％、診療所は48％という結果が出ています。
医療系の事務能力は経験年数だけでは測れないものの、医療業界の状況や医療知識に精通していない可能性のあるスタッフに、医療事務を委ねている病院・クリニックが多い状態です。
遠隔医療事務サービスを活用すると、医療系事務に精通したスタッフが対応してくれるため、ミスが少ないだけでなく医療機関の人手不足解消の一助になります。
参照：中小規模医療機関における医療系事務職人材の職務満足調査からの提言
人件費などのコスト削減を図れる
人件費などのコスト削減を図れる点は、遠隔医療事務サービスを利用するメリットです。
常勤の事務スタッフを雇うと、給与や社会保険・教育コストなどがかかります。
遠隔医療事務サービスを活用すると、常勤スタッフを増やさず、安定した診療報酬請求業務が可能です。
従量課金制であることから、コストを柔軟に調整できる点がメリットです。
診療報酬改定へ迅速に対応できる
遠隔医療事務サービスを利用すると、診療報酬改定へ迅速に対応できる点がメリットとして挙げられます。
診療報酬の改定は、2年毎に行われます。算定ルールをはじめとした変更内容が複雑で、現場対応に時間がかかってしまいます。
遠隔医療事務サービスを利用すると、診療報酬の改定があった際にも、安心して改正直後から正しい算定を依頼することが可能です。
ほかにも、遠隔医療事務サービスがアドバイザリー業務に対応していると、改正に合わせた新たな診療報酬の算定などの助言してもらうこともできます。
最新ルールに迅速に対応できるため、収益を守れる点が大きなメリットです。
医師・看護師・医療事務員がより重要な業務に集中できる
医師・看護師がより重要な業務に集中できる点は、遠隔医療事務サービスを利用するメリットです。医師や看護師が事務作業に追われると、診療や患者の健康管理などの業務に支障が出てしまいます。
そこで、たとえば医師のレセプト点検業務を遠隔医療事務サービスに任せることによって、診療時間の確保ができます。
ほかにも、看護師がレセプト作成・点検の補助をしていた場合は、遠隔医療事務サービスに切り替え、看護師が看護ケアに専念できる環境を構築することが可能です。
また、遠隔医療事務サービスを利用することで、診療後に患者の負担額を正確に計算する日次会計業務も対応してもらえるため、医療事務員は受付業務や検査予約の手配などの他の業務に集中できます。
医療スタッフや事務員が本業に集中できるため、診療や患者対応の質が向上しやすいです。
査定や返戻が減少し事務負担を軽減できる
遠隔医療事務サービスを利用すると、レセプトのエラーや算定ミスによる返戻・査定を減らすことが可能です。検査を実施したものの、病名が不足していて、査定を受けた経験もあるのではないでしょうか。
そこで、遠隔医療事務サービスを利用すると、専門スタッフが事前に点検し、病名を補足し査定を未然に防ぐことが可能です。
ほかにも、記載ミスによる減点を減らせるため、毎月の修正対応が大幅に減少します。返戻や査定による対応時間を削減できるので、業務の効率化を図りやすいです。
在宅診療のような専門性の高い医事業務も委託できる
遠隔医療事務サービスは、在宅診療のような専門性の高い医療業務も委託できる点がメリットです。在宅医療や専門診療科は、算定ルールが複雑で専門知識が欠かせません。
そこで遠隔医療事務サービスでは、高度で複雑な算定も専門家に任せられるため、診療の幅が広がりやすいです。
たとえば、単価の高い診療行為や複雑な診療報酬についても、専門的な部分までチェックしてもらえます。
複雑な算定を苦手とする場合や、診療の幅を広げたい場合は、遠隔医療事務サービスの活用がおすすめです。
遠隔医療事務サービスを導入する際の注意点
遠隔医療事務サービスを導入する際の注意点は、主に5つあります。
- 導入までに一定期間がかかる
- セキュリティ対策が重要になる
- ネット環境に依存する
- 院内対応との切り分けが必要になる
- 情報共有不足によるミスが起きる可能性がある
それぞれの注意点について解説します。
導入までに一定期間がかかる
遠隔医療事務サービスは、導入までに一定期間がかかり、すぐに利用できるわけではありません。
導入までに一定期間かかってしまう理由は、遠隔医療事務スタッフが病院・クリニックの診療内容やルールを理解するまでの時間が必要なためです。
たとえば、遠隔医療事務サービスを委託しても、最初の1～2か月間は情報のすり合わせ期間として、確認のためのミーティングやダブルチェックが必要になる場合があります。
円滑に進むまでには時間がかかってしまうため、将来的に遠隔医療事務サービスを利用したい場合は、早めの導入を検討するのがおすすめです。
セキュリティ対策が重要になる
遠隔医療事務サービスは、セキュリティ対策が重要になる点を考慮しておきましょう。
患者情報をインターネット経由でやり取りするため、情報漏洩リスクがあります。
具体例を挙げると、パソコンのセキュリティソフトの更新や、アクセス権限の管理を怠ってしまうと、不正アクセスでカルテ情報が流出する可能性があります。
遠隔医療事務サービスのセキュリティ体制も重要ですが、自院のセキュリティ対策も入念に管理するようにしましょう。
自院のセキュリティ対策として、パソコンやタブレットにセキュリティソフトを導入したり、仮想専用線のVPNを利用して通信を暗号化したりするのがおすすめです。
ネット環境に依存する
遠隔医療事務サービスの注意点として、ネットワーク環境に依存する点にも気をつけましょう。
通信環境が不安定だと、業務に支障が生じる恐れがあります。
ルーターやPCを定期的にメンテナンスしたり、予備回線・モバイルWi-Fiを用意しておくと、通信が不安定になっても対応しやすいです。
院内対応との切り分けが必要になる
院内対応との切り分けが必要になる点は、遠隔医療事務サービスを利用する際の注意点です。
遠隔医療事務サービスは、すべての業務を外部に任せられるわけではなく、院内対応が必須の業務も残ります。
具体例を挙げると、保険証の現物確認や、患者への直接の説明は、院内スタッフが対応しなければなりません。
外注する業務と院内で行う業務を明確に線引きし、院内スタッフに医療事務スキルを残しておくと良いでしょう。
情報共有不足によるミスが起きる可能性がある
遠隔医療事務サービスは、情報共有不足によるミスが起きる可能性がある点も注意しましょう。
外部スタッフと院内スタッフの間で情報が伝わらないと、誤請求や対応漏れが起きます。
たとえば、医師がカルテに追記した内容が共有されず、レセプトに反映されていないと査定や返戻の原因になります。
そのため、定期的なミーティングや、報告書の共有で連絡体制の強化を図るのがおすすめです。
遠隔医療事務サービスに関してよくある質問
遠隔医療事務サービスに関するよくある質問は、主に3つあります。
- 患者情報を院外で扱うことに法的な問題はない？情報漏洩のリスクはある？
- 通信障害が起きたら業務が止まる？
- 既存の電子カルテ・レセコンとの連携は可能？
それぞれの質問に対して回答しています。
患者情報を院外で扱うことに法的な問題はない？情報漏洩のリスクはある？
患者情報を院外で扱うことに関しては、厚生労働省のガイドラインに沿って運用すると、問題ありません。
患者情報を院外で扱うことに関するガイドライン・文書では、以下の3つを遵守しましょう。
ただし、情報漏洩リスクはあるため、データ通信を暗号化し、個人情報保護法に準拠した取り扱いを徹底する必要があります。
ほかにも、アクセス権限の設定などを行い、情報漏洩リスクを最小化しましょう。
通信障害が起きたら業務が止まる？
遠隔医療事務サービスは、インターネットを通して業務を行うため、通信障害が起きた場合、一時的に止まるリスクがあります。
そのため、予備回線や代替手段を準備しておくと、影響を減らすことが可能です。
たとえば、受付業務中にネット障害が起きた際に、モバイルWi-Fiに切り替えることで、患者対応を継続できるケースがあります。
事前に準備をしておくと、業務に影響が出にくいです。
既存の電子カルテ・レセコンとの連携は可能？
多くの遠隔医療事務サービスは、主要な電子カルテやレセコンに対応しています。
ただし、システムによっては、追加設定や契約が必要になる場合があります。
たとえば、電子カルテとレセコンの設定として、自動同期が行えるように、追加設定が必要な場合もあります。
また、電子カルテやレセコンの自動バックアップ機能の追加や、暗号化通信の設定を構築する際に追加料金が発生する場合もあるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
まとめ：遠隔医療事務サービスで医療スタッフの負担を軽減しながら業務の効率化を図ろう
遠隔医療事務サービスは、医療スタッフの負担を軽減したり、業務の効率化に役立ったりするサービスです。
とくに、専門家に任せられるため、専門的な知識を持つ常勤スタッフを雇う必要がなく、コスト削減にもつながります。
医療機関の深刻な人手不足も補えるので、多くの病院・クリニックにおすすめです。
ただし、遠隔医療事務サービスは、導入までに一定の期間がかかるため、導入を検討している場合は早めに相談するようにしましょう。
