歯科予約システムを比較しておすすめ紹介！導入のメリット・デメリットは？

歯科医院・クリニック運営において意外と負担が重たいのが「患者さんの予約管理」です。

受付や電話などで予約管理を行う歯科医院・クリニックが多いですが、患者さんの人数が多くなると予約業務だけでも労力・時間を要してしまいます。

予約業務の対応に追われてしまい、他の業務に支障が出るケースも少なくありません。

そこで導入してもらいたいのが「歯科予約システム」です。

本記事では歯科予約システムを導入するメリットやおすすめの歯科予約システムについて詳しく解説していきます。

ぜひ最後までご覧になってください。

歯科予約システムとは

歯科予約システムとは、オンライン環境で来院予約を行える歯科医院向けのシステムになります。患者さんはPC・スマホを使って時間・場所を選ばずに来院予約を行うことが可能です。

また歯科医院側も患者さんの情報を事前に確認できるため、診療・治療を効率よく進めやすくなります。オンライン上で予約をできる分、新規の患者さんに来院してもらえる可能性も高いです。

近年はインターネット環境が整備されてきたこともあり、歯科予約システムを導入する歯科医院が増えています。都心部の歯科医院だと、歯科予約システムを導入していないところの方が少ないかもしれません。

歯科予約システムを導入するメリット

歯科予約システムを導入するメリットとして下記の点が挙げられます。

• 予約業務の効率を高められる
• 患者さんの予約忘れを防止できる
• 日にちごとの予約状況を確認できる
• 待ち時間に対するストレスを軽減しやすい
• 患者さんの来院データを収集・分析できる

それぞれ詳しく解説していきます。

予約業務の効率を高められる

歯科予約システムを導入することで、予約業務の効率を高めることが可能です。従来は次の診察日を決める際に受付で直接やり取りするのが主流でした。

ただし、患者さんの人数が多いと受付業務の負担が重くなってしまいます。スケジュールの確認ミスなどが生じてしまう可能性もあり、業務効率の面でも支障が出てしまうケースが多いです。

歯科予約システムを導入することで予約業務の自動化を実現できます。受付での予約業務の負担を抑えられるので、予約業務を全体的にスムーズに進めることが可能です。

患者さんの予約忘れを防止できる

患者さんの予約忘れを防止できる点も、歯科予約システムのメリットです。口頭や電話での予約確認だと、患者さんが予約日時を忘れてしまう可能性があります。予約日時を忘れてしまったために、来院がキャンセルとなるケースも少なくありません。

歯科予約システムでは、患者さんがスマホ・PCを使って予約状況を確認可能です。メモの取り忘れ・紛失があった場合でも、予約システムの画面を見ればいつでも予約状況を見直せます。来院日時の変更も予約システム上で行えますので、電話で連絡する手間も省くことができます。

日にちごとの予約状況を確認できる

歯科予約システムでは、日にちごとの予約状況の確認も手軽に行えます。各日にちでどれくらい来院予定があるのか事前に把握することが可能です。事前に来院予定の人数を把握できれば、人員配置や稼働人数も調整しやすくなります。

日にちごとの予約状況は一画面で確認できる予約システムが大半です。難しい操作も不要ですので、PC操作に不慣れな方でも無理なくシステムを利用できます。

待ち時間に対するストレスを軽減しやすい

歯科予約システムを利用することで、患者さんの待ち時間に対するストレスを軽減しやすくなります。歯科医院やクリニックの混雑状況によっては、患者さんが待合室で長時間待機するケースも少なくありません。数時間以上もの間、いつ呼ばれるか分からない状態で待機するのは患者さんにとって非常にストレスです。

歯科予約システムを使えば、混雑状況や自分が呼ばれる順番を事前に確認できます。呼ばれる時間帯の目安が把握できる分、待ち時間に対するストレスを減らしやすいです。

患者さんの来院データを収集・分析できる

予約した患者さんの来院データを収集・分析できる点も歯科予約システムのメリットです。どの曜日・時間帯の来院が多いか、またどのような治療目的で来院しているのか手軽に分析を行えます。

これまで把握できていなかった傾向をデータ分析から把握することも可能です。患者さんの来院データをもとにして、診察時間帯や治療内容の見直しも進めやすくなります。

歯科予約システムを導入するデメリット

歯科予約システムを導入する際は、メリットのみならずデメリットも幾つか生じてきます。どのようなデメリットが生じるのか把握しておけば、歯科予約システムをより効果的に活用することが可能です。

歯科予約システムの導入で生じるデメリットとして、下記の3点が挙げられます。

• インターネットに慣れていない患者さんもいる
• 導入費用・月額費用がかかる
• システムの導入完了までに労力がかかる

デメリットについて詳しく見ていきましょう。

インターネットに慣れていない患者さんもいる

患者さんの中にはインターネットの利用に慣れていない人も一定数います。特に高齢の患者さんだと、スマホ・PCを保有せずに従来の携帯電話のみ利用しているケースも多いです。

歯科予約システムの中には「自動音声」による予約に対応したシステムも多くあります。インターネットに慣れていない患者さんがいることも想定して、自動音声に対応した歯科予約システムを導入するのがおすすめです。

導入費用・月額費用が生じる

歯科予約システムを導入する場合、導入費用・月額費用が生じてきます。費用額は予約システムによって様々ですが、規模の大きいシステム導入となると、導入費用のみで数十万円近くかかってしまうケースも少なくありません。

少しでも導入費用・月額費用を抑えたい場合は、機能がシンプルな予約システムを導入するのがおすすめです。

機能がシンプルな予約システムは通常の予約システムよりも費用が低く設定されています。中には初期費用無料で導入できるシステムもあるので、費用面で不安な方でも安心して導入を進められます。

システムの導入完了までに労力がかかる

システムの導入完了までに少なからず労力がかかる点も留意しておく必要があります。導入する予約システムの選定から実際の導入作業、システムの利用方法に関する周知・研修など、実際にシステムを稼働させるまでに時間・労力を要します。

また予約システムを導入した後も、従業員がシステムの利用に慣れるまで一定期間かかるケースが多いです。予約システムを導入する際は、各種作業や研修などの時間・労力を考慮して計画的に導入していかねばなりません。

おすすめの歯科予約システム8選！

「実際に歯科予約システムを導入したいけど、どのシステムを導入すれば良いか分からない…」

このようなお悩みを抱えている方も少なくないと思います。実際、歯科予約システムは様々な開発メーカーから販売されているため、どのシステムを選べば良いか迷ってしまうのも無理はありません。

このようなお悩みを解消できるよう、当サイトでおすすめする歯科予約システムを厳選して8つ紹介していきます。

今回紹介する歯科予約システムは下記の通りです。

• アポデント
• デンタマッププラス
• Dentry by GMO
• Apotool & Box for dentist
• EPARK歯科予約管理システム
• ジニー&myDental
• DentNet
• ピスケスアポ

あなたの歯科に合った予約システムを見つけてくださいね。

アポデント

アポデントは株式会社ナルコームが開発・販売しているクラウド型の歯科予約システムです。1日・1週間ごとの予約状況をワンクリックで切り替えて、リアルタイムで手軽に確認することができます。

患者さんの病歴や来院情報など各種伝達事項もシステム上で共有可能です。電子カルテを開かなくてもすぐに情報を把握できるので、業務で忙しい際も非常に使いやすい仕様となっています。

またアポデントではメール・LINE・SMSの個別送信・一括配信にも対応しています。李リマインドの連絡を自動で送信できるので、患者さんの予約忘れ防止にも役立ちます。

デンタマッププラス

デンタマッププラスはPC・スマホを使ったオンライン予約に加えて、チェアサイド予約にも対応しています。チェアサイドでの利用を重視した画面デザインとなっており、治療を行うチェアの上で次回の診察予約を完了させることが可能です。

チェアサイドでの予約時には、患者さんのお名前やIDなどを非表示にできるので、プライバシー保護の面も万全です。

またデンタマッププラスは端末機器を増設した場合でも、同じ管理画面をすぐに共有することができます。予約情報はすべての端末でリアルタイムで共有されるので、予約日程の被りが生じることもありません。

更にデンタマッププラスでは100種類のデザインの中からオリジナルホームページを作成することも可能です。一から医院・クリニックのホームページを作成せずに済むので、作成の手間や費用を抑えることができます。

Dentry by GMO

Dentryはインターネットサービス会社大手のGMOによって提供されているクラウド型歯科予約サービスです。インターネット予約機能ではPC・スマホからの予約に加えて、ガラケーからの予約にも対応しています。

高齢の患者さんの場合だとスマホではなくガラケーを利用している人が現在も多いです。ガラケーからの予約に対応しておけば、高齢の患者さんでも無理なくWeb予約を利用することができます。

またメール配信やDM配信機能も搭載しており、医院・クリニック側から情報を積極的に配信可能です。予約のリマインドメールも送信できるので、患者さんの予約忘れ防止にも役立ちます。

さらにDentryには稼働率・患者分布・予約状況主計など各種統計機能も搭載しています。医院・クリニック運営をデータで客観的に分析したい際にもDentryは最適です。

Apotool & Box for dentist

Apotool & Box for dentistは歯科予約・患者管理のクラウド型総合システムです。Web予約・患者管理機能はもちろんのこと、経営分析や診察券アプリ機能など医院・クリニック運営で役に立つ機能を豊富に実装しています。

Apotool & Box for dentistは最短2週間で導入完了が可能です。これまで紙の台帳で管理していた場合や他社の予約管理システムを利用していた場合でも、専門のサポートチームが導入をサポートしてくれます。歯科予約システムの導入に不安がある方でも安心してApotool & Box for dentistを導入を進められます。

またApotool & Box for dentistは30日間無料で利用体験することも可能です。実際に使い心地や機能を確認してから本格導入できる点も、Apotool & Box for dentistのメリットといえるでしょう。

EPARK歯科予約管理システム

EPARK歯科予約管理システムは、受付・予約状況や患者情報を一元管理できる歯科医院向けのシステムになります。操作はパソコンを使用しなくても、スマホやタブレットで行うことが可能です。PC操作に不慣れな方でも、簡単な操作でEPARK歯科予約管理システムを利用できます。

もし操作で分からない点があった場合は、サポートセンターに連絡することで操作方法を教えてもらうことも可能です。

またEPARK歯科予約管理システムではリマインド・リコール連絡にも対応しています。予約キャンセルの防止や再来院の促進を実施しやすい点も、EPARK歯科予約管理システムの強みといえるでしょう。

ジニー&myDental

ジニー&myDentalは、基本機能として「アプリ」を使ったWeb予約や診察券機能が搭載されています。アプリで手軽に予約管理を行えるので、医院・患者さん双方にとって利便性が非常に高いです。

またQRコードによる自動チェックインにも対応しています。アプリに表示されたQRコードを自動受付機にかざすだけで、来院のチェックインを完了させることが可能です。受付業務の負担を大幅に削減できる点、ジニー&myDentalのメ強みといえます。

またジニー&myDentalのアプリでは患者さん本人のみならず、ご家族の診察券も登録可能となっています。お子さんと一緒に歯科医院に通う場合でも、一つのアプリでまとめて予約日程を管理可能です。

定期健診やリマインドの連絡もアプリを通じて行えます。アプリで連絡を行えば、スマホ画面上にポップアップで通知が表示されるので、確認忘れも防ぎやすいです。

DentNet

DentNetは24時間対応のWeb予約機能や自動音声連絡など、歯科医院の予約業務をサポートする機能が豊富に搭載されています。自動メール・SMS送信にも対応しており、患者さんの予約忘れ防止・再来院の促進も行いやすいです。

またDentNetは医院・クリニックの要望に合わせてシステムをオーダーメイドしてくれます。初期設定の段階で89項目、サーバー側の設定で389項目のシステム設定が可能となっており、医院・クリニックにとって使いやすいシステムを構築可能です。

オーダーメイドの設計では、専門の担当者がヒアリングを実施してくれます。医院・クリニックにとって最適なシステム構築をサポートしてくれるので、オーダーメイドのシステムを初めて導入する場合でも安心です。

ピスケスアポ

ピスケスアポは、歯科予約の定番システムとして多くの歯科医院・クリニックで導入されている予約システムです。Web予約機能はもちろんのこと、SMSの自動送信や院内状況の確認機能、着信ポップアップ機能など医院・クリニック運営を円滑に進めるための機能が数多く揃っています。

院内データ・患者さんデータの一元管理も可能となっており、各種データ集計・分析を行う際にも非常に便利です。

またピスケスアポではLINE公式アカウントを活用したブランディング・お知らせサービスも提供しています。公式アカウントの運用、メッセージ文章の作成などをすべてピスケスアポに任せることも可能ですので、LINEアカウントの利用経験がない場合でも安心して利用可能です。

まとめ：歯科予約システムを導入して予約・受付業務を円滑に進めよう！

歯科予約システムを導入することで、歯科医院・クリニックの予約・受付業務を効率よく進めることが可能です。台帳に直接記載する必要もなく、予約管理業務のミス削減にも繋げられます。

またリマインド・リコールの自動配信に対応している予約システムも多く、患者さんの予約忘れ防止・再来院の促進も進めやすいです。

本記事では歯科予約システムについて、概要やメリット、おすすめのシステムについて解説致しました。本記事の内容を参考にして頂き、歯科予約システムの導入を検討してもらえると幸いです。