電子カルテを導入するには？メリット・デメリットや流れを解説

「電子カルテを導入すると、どんなメリット・デメリットがあるのか？」

「電子カルテを導入するにはどうしたらよいのか？」

このような疑問を抱えている方も少なくないはずです。

周囲の医療機関が電子カルテの導入に踏み切る中で、自分はどうすればよいのだろう？とお考えになるのも当然のことでしょう。

そこで、本記事では電子カルテとは何か、また導入するにはどのようなメリット・デメリットがあるのかを解説します。

記事の後半では、電子カルテを導入する流れや電子カルテを選ぶ際のポイントも解説しているので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

電子カルテとは？

電子カルテとは、簡単に言えば紙カルテを電子化したものです。

しかし、電子カルテは医療機関におけるオンラインシステムの中心的な役割を果たます。

例えば、会計システムや臨床検査システム、薬剤システムなど、他のオンラインシステムと電子カルテを連携させることで、電子カルテに情報を一元化できます。

このように、患者の情報をリアルタイムで更新し、検索や分析がしやすくするために用いられることが想定されているのが電子カルテです。

他にもさまざまなシステムと連携し、より利便性の高いシステムを構築することが期待されています。

電子カルテを導入するメリット

電子カルテを導入するメリットは、以下の3つです。

• 情報管理がしやすい
• 業務の効率化
• 間違いが減る

1つずつ確認していきましょう。

情報管理がしやすい

1つ目は、情報管理がしやすいことです。

データの閲覧や検索が迅速にできるようになることや情報共有が瞬時に行えることなどが挙げられます。

例えば、問診システムと連携していれば、患者が問診情報を入力した段階で、紙の受け渡しを経ずとも診察室にて問診内容の確認ができます。

他にも、カルテの入力が終わると瞬時に会計内容が自動で計算され、円滑に会計ができるようにもなります。

このように、情報管理がしやすくなる点が電子カルテを導入するメリットの1つです。

業務の効率化

2つ目は、業務の効率化につながることです。

カルテ等が紙ベースだと、探したり記入したりするのに多くの時間がかかっていました。

しかし、電子カルテでは情報が一元化されているため、即座に検索できるようになります。

また、内容を一度登録すれば自動で記入されることもあるため、そもそも記入の必要性がなくなります。

このように、事務仕事を効率化することで、本来の仕事である診察・治療に集中できるようになるでしょう。

間違いが減る

3つ目は、間違いが減ることです。

手書き入力では伝達ミスや転記ミスにより、オーダー誤り、請求漏れ、医療事故につながる恐れがあります。

しかし、電子カルテでは自動で入力されたり見落とし防止機能を使ったりすることで、間違いが減ります。

そのため、オーダー誤り、請求漏れ、医療事故につながる確率が低くなり、安全な医療が提供できるようになるでしょう。

電子カルテを導入するデメリット

電子カルテを導入するデメリットは、以下の3つです。

• 運用までに手間がかかる
• コストがかかる
• 停電時に利用不可

1つずつ確認していきましょう。

運用までに手間がかかる

1つ目は、運用までに手間がかかることです。

電子カルテを導入するには、システムの操作方法を覚えなければならないので、運用開始前に操作方法を習得しなければなりません。

また、初期設定をしたり紙カルテに記載されている情報を電子カルテに移したりしなければならないため、やや面倒だと言えます。

電子カルテへの情報の移動はスキャンで対応できる場合もあるため、できるだけ効率化するためにも確認するとよいでしょう。

コストがかかる

2つ目は、コストがかかることです。

電子カルテを導入するには、初期費用や月額費用など多額の費用がかかります。

安価なクラウド型電子カルテも登場していますが、それでも数万円〜数十万円かかるのが現状です。

また、電子カルテの利用料だけでなく、スタッフの研修費用やネットワーク費用が必要になることもあるため、注意してください。

停電時に利用不可

3つ目は、停電時に利用できないことです。

電子カルテは主にパソコンを利用するため、停電してしまうと利用ができなくなります。

しかし、停電になってしまっても、カルテが使えず治療がストップしてしまうことは避ける必要があります。

そのため、カルテや問診票などは、予備として紙でもできるように準備しておきましょう。

電子カルテを導入する流れ

電子カルテを導入するには、以下の流れで進めます。

• 電子カルテの選定
• 初期設定
• 試験運用

1つずつ見ていきましょう。

電子カルテの選定

まずは、電子カルテの選定をします。

多数の電子カルテから1つの電子カルテに絞るのは大変なことですが、少なくとも3社ほど比較するのがおすすめです。

比較することで、自院に適した電子カルテかどうかを見定めやすくなるため、実際に無料期間でお試しをしながら検討してみましょう。

電子カルテを選ぶ際に、何に気をつければよいのかは後述しているので、併せて確認してみてください。

初期設定

続いて、初期設定をします。

電子カルテが選べたら設定を進めていきます。

カスタマイズのできる電子カルテであれば、必要な機能が何なのかを把握した上で機能を選んでいきます。

しかし、主にクラウド型電子カルテはカスタマイズができないので、標準機能に自院が必要としている機能が搭載されているのかを確認しておくことも大切です。

また、初期設定は自ら全てを行うのは難しい場合が多いため、サポートを依頼することをおすすめします。

そもそもサポートがついていなかったりサポートが有料だったりする場合があるため、あらかじめ確認した上で依頼しましょう。

試験運用

最後に、試験運用をします。

実際に運用してみることで、便利な点や使いづらい点、運用の変更が必要な点などさまざまな事項が明らかになります。

操作に慣れながら、どこに運用の欠陥があるかを把握することで、本運用が始まったときにトラブルを起こさないようにすることが大切です。

万が一の場合に備えて、紙カルテを残しておくことも選択肢の1つに入れておきましょう。

電子カルテを選ぶ際の注意点

電子カルテを選ぶ際の注意点は、以下の3つです。

• 操作性を重視する
• コストを明らかにする
• 診療スタイルに適しているかを確認する

1つずつ解説します。

操作性を重視する

1つ目は、操作性を重視することです。

使いにくい電子カルテでは、業務の効率化が図れず電子カルテを導入したメリットが薄まってしまいます。

しかも、業務が遅延する可能性もあり、場合によっては患者さんに迷惑をかけ、満足度が下がってしまうことも考えられます。

そのため、操作しやすい電子カルテを選ぶようにしてください。

しかし、見ただけでは操作しやすいかどうかが分かりにくいため、お試しで使ってみたり、すでに運用している他の医療機関にヒアリングをしたりするのがよいでしょう。

コストを明らかにする

2つ目は、コストを明らかにすることです。

電子カルテの運用には、初期費用・月額費用だけでなくオプション費用やネットワーク費用など、さまざまなコストがかかります。

導入前にあらかじめ、これらすべてのコストを検討しないと、初期費用だけが安くてもトータルで見ると高額な費用がかかってしまう可能性もあります。

必要な機能を割り出し、長い目で見た時にどのくらいのコストがかかるかを把握することで、適切な電子カルテが選べるようになるでしょう。

診療スタイルに適しているかを確認する

3つ目は、診療スタイルに適しているかを確認することです。

それぞれの電子カルテでは搭載されている機能が違うため、必要としている機能が搭載されていない可能性もあります。

そのため、自院が必要としている機能が搭載されているのかを確認することは非常に大切です。

また、患者さんの数やスタッフの数、訪問診療の有無などによって、適切な電子カルテは異なります。

場合によっては、多くのスタッフに権限を与えるためにはオプション費用を払わなければならないこともあり、見かけの費用は安いが最終的には高額な費用が必要になるケースもあるので、注意してください。

まとめ

今回は、電子カルテの導入について解説しました。

電子カルテの導入にはメリットばかりが語られることが多くありますが、デメリットにも目を向けることが大切です。

デメリットも把握しておくことで、後から起きるトラブルに対処しやすくなるため、必ず理解しておくようにしてください。

自院に最適な電子カルテを選ぶためにも、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。